Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký là một thủ tục hành chính được thực hiện khá phổ biến nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do chính người yêu cầu thực hiện. Vậy chứng thực chữ ký được thực hiện tại đâu, cần chuẩn bị hồ sơ gì và thời gian giải quyết như thế nào? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.
1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ hoặc văn bản là chữ ký của chính người yêu cầu chứng thực và được ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định của pháp luật.
>>> Xem thêm: Tại Hà Nội, có văn phòng công chứng nào hỗ trợ làm dịch vụ sổ đỏ trọn gói ngoài giờ hành chính không?
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký. Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực sẽ bị từ chối nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
– Tại thời điểm yêu cầu chứng thực, người yêu cầu không có khả năng nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi của mình. Đây là một trong những điều kiện bắt buộc để được thực hiện chứng thực chữ ký.
– Giấy tờ tùy thân được sử dụng để chứng thực như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu đã hết thời hạn sử dụng, bị tẩy xóa hoặc có dấu hiệu giả mạo.
– Giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống Nhà nước, xuyên tạc lịch sử, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức hoặc kích động bạo lực, chiến tranh.
– Văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch dân sự, ngoại trừ giấy ủy quyền không có thù lao, không phát sinh nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.
2. Chứng thực chữ ký ở đâu?
Theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dân có thể yêu cầu chứng thực chữ ký tại các cơ quan, tổ chức sau:
– Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
– Ủy ban nhân dân cấp xã. Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được Nhà nước Việt Nam giao thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài. Người thực hiện chứng thực là viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự.
– Các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, do công chứng viên thực hiện.
>>> Xem thêm: Dự kiến từ ngày 1/1/2025, có thể kiểm tra Sổ đỏ thật giả bằng mã QR?
Lưu ý, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải trực tiếp đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để thực hiện thủ tục. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt như người già yếu không thể đi lại, người đang bị tạm giữ, tạm giam, chấp hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì việc chứng thực mới được thực hiện ngoài trụ sở.
Trong văn bản chứng thực phải thể hiện đầy đủ địa điểm thực hiện chứng thực. Nếu việc chứng thực được thực hiện ngoài trụ sở thì còn phải ghi rõ thời gian thực hiện đến từng giờ, phút.
Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở, người yêu cầu có thể phải thanh toán thêm các khoản chi phí đi lại hoặc thù lao theo thỏa thuận với cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chứng thực chữ ký
Sau khi xác định được nơi thực hiện thủ tục, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để việc chứng thực được tiến hành thuận lợi.
Hồ sơ thông thường gồm:
– Giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
– Giấy tờ, văn bản cần được chứng thực chữ ký. Người yêu cầu phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của giấy tờ, văn bản đó.
Đối với trường hợp văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài hoặc người thực hiện chứng thực không thể hiểu được nội dung thì có quyền yêu cầu người dân nộp kèm bản dịch sang tiếng Việt để phục vụ việc xem xét và giải quyết hồ sơ.
4. Thời gian giải quyết chứng thực chữ ký
Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký được thực hiện và trả kết quả ngay trong ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
Trường hợp người dân nộp hồ sơ sau 15 giờ thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được giải quyết và trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký, cơ quan có thẩm quyền phải lập phiếu tiếp nhận hoặc giấy hẹn, trong đó ghi rõ thời gian trả kết quả để người dân thuận tiện theo dõi và nhận hồ sơ đúng hẹn.
>>> Xem thêm: Phí công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng mua bán nhà được tính thế nào?
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Chứng thực chữ ký là gì? Những điều cần biết trước khi thực hiện”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng mua bán nhà đất được thực hiện thế nào?
>>> Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
>>> Công chứng thừa kế có cần có mặt tất cả các đồng thừa kế không?
>>> Khi nào được công chứng tại nhà? Chi phí công chứng là bao nhiêu?
>>> Tại sao sơ yếu lý lịch lại quan trọng?
>>> Hàng xóm chặn lối đi chung phải xử lý thế nào?