Trong quá trình làm hồ sơ hành chính, vay vốn, ủy quyền hay cam kết dân sự, nhiều người thường băn khoăn xác nhận chữ ký khác gì công chứng. Thậm chí, không ít trường hợp nhầm lẫn hai khái niệm này là một, dẫn đến việc chuẩn bị sai hồ sơ và bị cơ quan tiếp nhận từ chối.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ xác nhận chữ ký là gì, so sánh với công chứng, chỉ ra điểm giống – khác và đưa ra ví dụ thực tế để bạn áp dụng đúng trong từng trường hợp.
>>> Xem thêm: Đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng khi đi công chứng nếu không muốn hồ sơ bị trì trệ.
1. Xác nhận chữ ký là gì?
Xác nhận chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực rằng:
Chữ ký trong giấy tờ là do đúng người yêu cầu chứng thực ký
Người ký có năng lực hành vi dân sự tại thời điểm ký
👉 XNCK không chứng thực nội dung văn bản, chỉ xác nhận yếu tố chữ ký.
Cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký thường là:
UBND xã, phường
Phòng tư pháp
Văn phòng công chứng (trong một số trường hợp)
2. Xác nhận chữ ký khác gì công chứng?
Đây là câu hỏi trung tâm và cũng là nội dung nhiều người quan tâm nhất khi tìm hiểu về xác nhận chữ ký.
2.1. Khác nhau về phạm vi xác nhận
Tiêu chí
Xác nhận chữ ký
Công chứng
Nội dung văn bản
Không kiểm tra
Có kiểm tra
Chữ ký
Có xác nhận
Có xác nhận
Tính pháp lý
Hạn chế
Cao hơn
Trách nhiệm pháp lý
Thấp
Cao
👉 Xác nhận chữ ký chỉ XNCK, còn công chứng xác nhận cả hình thức và nội dung giao dịch.
>>> Xem thêm: Nếu bạn đang băn khoăn không biết tài sản đứng tên riêng có cần lập văn bản hay không, hãy tìm hiểu ngay về xác nhận tài sản vợ chồng để tránh sai sót.
3. Khi nào chỉ cần xác nhận chữ ký?
Trong nhiều trường hợp, XNCK là đủ và không bắt buộc phải công chứng.
Các trường hợp phổ biến
Đơn xin xác nhận
Giấy cam kết cá nhân
Giấy ủy quyền đơn giản (nhận hồ sơ, nhận tiền trợ cấp…)
Chị A làm giấy ủy quyền cho em trai nhận hộ lương hưu. ➡️ Trường hợp này chỉ cần XNCK tại UBND phường, không bắt buộc công chứng.
4. Khi nào không thể thay thế công chứng bằng xác nhận chữ ký?
Đây là điểm quan trọng để tránh hiểu sai về XNCK.
Các trường hợp bắt buộc công chứng
Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Hợp đồng tặng cho tài sản
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Ủy quyền có giá trị tài sản lớn
Ví dụ minh họa
Anh B lập giấy ủy quyền bán nhà chỉ đi XNCK tại phường. ➡️ Khi làm thủ tục sang tên, văn phòng đăng ký đất đai từ chối hồ sơ vì giấy ủy quyền không được công chứng.
>>> Xem thêm: Không ít giao dịch quan trọng đã được hoàn tất thuận lợi nhờ lựa chọn công chứng ngoài giờ thay vì phải chờ sang ngày làm việc tiếp theo.
5. Kết luận
Xác nhận chữ ký và công chứng là hai thủ tục pháp lý khác nhau, có giá trị và phạm vi áp dụng khác nhau. Việc hiểu đúng XNCK khác gì công chứng sẽ giúp bạn:
Chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu
Tránh bị trả lại giấy tờ
Hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
