Hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền là một trong những yếu tố quan trọng quyết định việc hợp đồng có được chứng thực, công chứng đúng quy định hay không. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ giúp quá trình lập hợp đồng diễn ra thuận lợi, tránh bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý. Bài viết này của văn phòng công chứng Nguyễn Huệ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng ủy quyền.
>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền tưởng đơn giản nhưng ẩn chứa nhiều rủi ro, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền
Các văn bản pháp luật điều chỉnh về hợp đồng ủy quyền và yêu cầu hồ sơ bao gồm:
Bộ luật Dân sự 2015 (từ Điều 562 đến Điều 580): quy định về nội dung và hình thức của hợp đồng ủy quyền.
Luật Công chứng 2014 (Điều 41, Điều 42): quy định về thẩm quyền và trình tự công chứng hợp đồng.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: quy định chi tiết về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã.
Trích dẫn pháp luật: “Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ tùy thân và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền thực hiện nghĩa vụ được ủy quyền.”(Khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014)
Tùy vào nội dung ủy quyền, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền thông thường sẽ bao gồm các tài liệu sau:
2.1 Giấy tờ tùy thân của các bên
Bên ủy quyền: CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực
Bên được ủy quyền: CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực
Lưu ý: Nếu bên ủy quyền là tổ chức, cần giấy đăng ký doanh nghiệp, văn bản chỉ định người đại diện.
2.2 Dự thảo hợp đồng ủy quyền
Có thể do một trong hai bên chuẩn bị sẵn
Phải ghi rõ thông tin các bên, nội dung ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ
Ví dụ thực tế: Anh Hải dự định lập hợp đồng ủy quyền để nhờ bạn thân ký thay hợp đồng thuê nhà. Anh tải mẫu hợp đồng trên mạng nhưng không rõ quy định pháp luật, dẫn đến việc bị công chứng viên yêu cầu chỉnh sửa lại nội dung không phù hợp.
2.3 Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu (nếu liên quan đến tài sản)
Trong trường hợp ủy quyền liên quan đến tài sản (nhà, đất, xe, tài khoản…), cần bổ sung các giấy tờ sau:
Ủy quyền nhà đất: sổ đỏ, sổ hồng, hợp đồng mua bán, giấy xác nhận quyền thừa kế (nếu có)
Ủy quyền xe: đăng ký xe, giấy tờ mua bán xe
Ủy quyền ngân hàng: thẻ ngân hàng, giấy xác nhận tài khoản
Ví dụ thực tế: Cô Hạnh lập hợp đồng ủy quyền để em gái đi công chứng mua bán đất. Khi đến văn phòng công chứng, cô bị yêu cầu bổ sung sổ đỏ bản gốc để chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp.
2.4 Giấy tờ liên quan đến công việc được ủy quyền
Thư mời làm việc, hợp đồng lao động (nếu ủy quyền liên quan đến ký hợp đồng)
Giấy triệu tập tòa án (nếu ủy quyền tham gia tố tụng)
Giấy xác nhận bệnh viện (nếu lý do ủy quyền là sức khỏe)
2.5 Phiếu yêu cầu công chứng/chứng thực
Mẫu do văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã phát hành
Bên yêu cầu công chứng/chứng thực cần điền đầy đủ thông tin
3. Nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền
Tùy theo hình thức lập hợp đồng mà hồ sơ được nộp tại các cơ quan khác nhau:
Văn phòng công chứng: khi hợp đồng cần công chứng theo quy định pháp luật
UBND xã/phường: khi chỉ cần chứng thực chữ ký trong các trường hợp thông thường
Lưu ý: Một số trường hợp như ủy quyền nhà đất, tố tụng, giao dịch tài sản có giá trị lớn thì bắt buộc phải công chứng (theo Điều 42 Luật Công chứng 2014).
4. Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền
Kiểm tra kỹ hạn sử dụng và thông tin trên CCCD, hộ chiếu
Không dùng giấy tờ giả, giấy tờ photo không có công chứng
Dự thảo hợp đồng cần rõ ràng, không mâu thuẫn nội dung
Chuẩn bị trước các giấy tờ liên quan đến nội dung được ủy quyền để không mất thời gian bổ sung
Ví dụ thực tế: Anh Dũng đến công chứng hợp đồng ủy quyền chuyển nhượng nhà đất, nhưng bị từ chối vì sử dụng bản photo sổ đỏ không công chứng. Anh phải quay lại chuẩn bị bản chính, mất thêm 3 ngày làm việc.
Việc chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng ủy quyền đầy đủ và đúng quy định pháp luật là bước không thể thiếu trong quy trình lập hợp đồng. Dù là ủy quyền tài sản, tố tụng hay hành chính, người dân cần nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết để tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối pháp lý. Trong các trường hợp phức tạp, nên tham khảo luật sư hoặc công chứng viên để được hướng dẫn cụ thể.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ thêm về các vấn đề liên quan đến thuế chuyển nhượng, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất! Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ bạn trong các giao dịch bất động sản.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
