Công chứng khi đang chờ phê duyệt có hợp pháp không?
Trong thực tiễn giao dịch dân sự và thương mại, có không ít hợp đồng được ký kết và đem đi công chứng trước khi có quyết định phê duyệt của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: phê duyệt dự án, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp phép xây dựng, chấp thuận đầu tư, v.v.). Điều này đặt ra câu hỏi pháp lý quan trọng: hợp đồng đó có thực sự hợp pháp, có thể có hiệu lực và thi hành được hay không khi các điều kiện pháp lý về phê duyệt chưa hoàn tất? Bài viết này phân tích vai trò pháp lý của thời điểm công chứng trong hợp đồng trong giai đoạn chờ phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền, trích dẫn cụ thể pháp luật và kèm ví dụ minh họa.
>>> Xem thêm: Hậu trường ít người biết về quy trình làm việc trong văn phòng công chứng
Cơ sở pháp lý về hiệu lực hợp đồng và công chứng
Điều kiện hiệu lực hợp đồng
Theo Bộ luật Dân sự 2015:
“Giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
Chủ thể có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp;
Chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện;
Nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội;
Hình thức nếu luật có quy định.” — Điều 117, Bộ luật Dân sự 2015
Điều này có nghĩa là: ngay cả khi hợp đồng đã được công chứng, nếu hợp đồng đó phụ thuộc một điều kiện pháp lý khác (như phê duyệt của cơ quan nhà nước) thì hiệu lực thực tế của hợp đồng còn phụ thuộc điều kiện đó.
Hiệu lực của văn bản công chứng
Căn cứ Luật Công chứng 2024:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và đóng dấu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.” — Điều 5, Luật Công chứng 2024
Tuy nhiên, phải phân biệt:
Hiệu lực hình thức của văn bản công chứng — tức là văn bản đã được chứng nhận tính xác thực, pháp lý tại thời điểm công chứng; và
Hiệu lực nội dung của hợp đồng — tức là hợp đồng có thể phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý nếu điều kiện pháp luật bắt buộc được thoả mãn.
Công chứng hợp đồng trong giai đoạn chờ phê duyệt
Khi nào hợp đồng liên quan đến phê duyệt?
Có nhiều hợp đồng thuộc trường hợp phải kèm điều kiện phê duyệt của cơ quan nhà nước, ví dụ:
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất khi chưa được cấp Giấy chứng nhận và đang chờ phê duyệt chuyển mục đích sử dụng đất;
Hợp đồng hợp tác đầu tư dự án khi vẫn đang chờ Quyết định chủ trương đầu tư;
Hợp đồng thuê mua, hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất khi vấn đề pháp lý còn đang trong quá trình thẩm định.
Trong những trường hợp này, hợp đồng thường được ký kết sớm, nhưng hiệu lực nội dung lại phụ thuộc vào phê duyệt của cơ quan quản lý.
>>> Xem thêm: Quy trình chuẩn củadịch vụ làm sổ đỏ theo quy định pháp luật
Công chứng có thể diễn ra trước khi có phê duyệt không?
Về nguyên tắc theo pháp luật hiện hành:
Không có quy định cấm tuyệt đối việc công chứng hợp đồng trước khi có phê duyệt.
Công chứng viên có thể chứng nhận hợp đồng nếu hợp đồng không trực tiếp trái pháp luật tại thời điểm công chứng (chủ thể tự nguyện, đầy đủ năng lực, nội dung không vi phạm điều cấm).
Tuy nhiên, việc công chứng không đồng nghĩa với việc hợp đồng đã có hiệu lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phụ thuộc phê duyệt.
Phân biệt thời điểm công chứng, hiệu lực và điều kiện phê duyệt
Mốc thời gian
Ý nghĩa pháp lý
Thời điểm công chứng
Xác lập tính hợp pháp thể thức văn bản (chứng thực chữ ký, nội dung thể hiện đúng ý chí các bên tại thời điểm đó).
Thời điểm hiệu lực nội dung hợp đồng
Phát sinh quyền – nghĩa vụ dân sự giữa các bên (có thể trùng với thời điểm công chứng nếu không có điều kiện khác).
Thời điểm hoàn tất phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền
Phát sinh điều kiện bắt buộc để nội dung hợp đồng được thực hiện (nếu luật quy định điều kiện này).
Điểm then chốt: Công chứng không thay thế việc phê duyệt; nó chỉ xác nhận hợp đồng tại thời điểm ký.
Hậu quả pháp lý khi công chứng sớm trước phê duyệt
Hợp đồng có thể chưa phát sinh hiệu lực nội dung
Nếu hợp đồng quy định: “Quyền và nghĩa vụ của các bên chỉ phát sinh khi cơ quan có thẩm quyền [phê duyệt …]”, thì cho đến khi có phê duyệt, các bên chưa bị ràng buộc phải thực hiện quyền – nghĩa vụ đó, dù hợp đồng đã được công chứng.
Rủi ro tranh chấp nếu công chứng viên không làm rõ điều kiện
Nếu công chứng viên không ghi rõ:
Hợp đồng phụ thuộc phê duyệt nào;
Vai trò của từng bên khi phê duyệt chưa hoàn tất;
thì các bên có thể tranh luận:
“Hợp đồng đã có hiệu lực từ khi công chứng” vs.
“Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi phê duyệt”.
Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống
Ông A và bà B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất dành cho dự án xây dựng, và đem đi công chứng ngày 01/07/2025. Tuy nhiên, vào thời điểm đó:
Hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất vẫn đang chờ phê duyệt tại cơ quan quản lý;
Công chứng: Hợp đồng được công chứng, chứng minh các bên tự nguyện ký kết và tuân thủ hình thức pháp luật yêu cầu.
Phê duyệt: Pháp luật đất đai (cụ thể Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn) quy định chỉ được thực hiện chuyển nhượng khi đất đã được sử dụng đúng mục đích hoặc được cơ quan có thẩm quyền cho phép chuyển mục đích sử dụng đất.
Hiệu lực thực hiện: Do điều kiện pháp lý này chưa được đáp ứng, quyền – nghĩa vụ thực tế (ví dụ: đăng ký sang tên, bàn giao đất) chưa phát sinh thi hành pháp lý, dù hợp đồng đã được công chứng.
Nếu tranh chấp nảy sinh (ví dụ: bên mua đã thanh toán tiền nhưng không thể đăng ký sang tên do chưa có phê duyệt), Tòa án sẽ căn cứ:
Điều kiện phê duyệt pháp lý theo luật chuyên ngành,
Điều khoản của hợp đồng, và
Thời điểm công chứng để phân định trách nhiệm.
Lưu ý pháp lý khi công chứng hợp đồng trong giai đoạn chờ phê duyệt
Ghi rõ điều kiện phê duyệt trong hợp đồng
Trong phần điều khoản điều kiện, cần nêu rõ:
Hợp đồng chỉ có hiệu lực thực hiện khi nào;
Phải hoàn thành thủ tục nào;
để tránh tranh chấp sau này.
Công chứng viên cần giải thích rõ cho các bên
Công chứng viên nên:
Ghi chú trong hồ sơ rằng hợp đồng có điều kiện về phê duyệt;
Cung cấp cảnh báo về rủi ro nếu thực hiện trước phê duyệt.
Ghi nhận xác nhận các điều kiện chưa được đáp ứng.
Đây là cơ sở quan trọng nếu có tranh chấp.
Kết luận
Thời điểm công chứng trong hợp đồng trong giai đoạn chờ phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền là mốc xác nhận hình thức, ý chí pháp lý của các bên chứ không tự động tạo ra hiệu lực thực thi các quyền và nghĩa vụ liên quan đến nội dung phê duyệt. Việc hiểu đúng, ghi nhận kỹ và lập điều khoản rõ ràng về điều kiện phê duyệt giúp các bên phòng ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp, và bảo đảm an toàn pháp lý xuyên suốt quá trình giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
