Công chứng viên có trách nhiệm gì với hồ sơ đã công chứng?
Hồ sơ công chứng không chỉ là tài liệu nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý có giá trị đặc biệt trong giải quyết tranh chấp dân sự, thừa kế, đất đai. Trên thực tế, khi xảy ra mất mát, sai lệch hoặc tranh chấp liên quan đến hồ sơ công chứng, vấn đề thường được đặt ra là trách nhiệm cá nhân của công chứng viên đến đâu. Pháp luật công chứng hiện hành không chỉ quy định nghĩa vụ chung của văn phòng công chứng mà còn xác lập rõ trách nhiệm cá nhân của công chứng viên đối với hồ sơ công chứng đã lập. Bài viết dưới đây phân tích cụ thể trách nhiệm này dưới góc độ pháp lý và thực tiễn áp dụng.
>>> Xem thêm: Những thủ tục bắt buộc phải quavăn phòng công chứng theo quy định mới nhất
1. Hồ sơ công chứng và mối liên hệ trực tiếp với trách nhiệm cá nhân của công chứng viên
1.1. Hồ sơ công chứng do công chứng viên trực tiếp lập
Theo “Luật Công chứng 2014”, mỗi hồ sơ công chứng được hình thành gắn liền với hoạt động hành nghề cụ thể của công chứng viên. Công chứng viên là người:
Tiếp nhận yêu cầu công chứng;
Kiểm tra hồ sơ, xác minh điều kiện công chứng;
Ghi nhận ý chí của các bên;
Ký và chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng.
Do đó, hồ sơ công chứng không mang tính vô danh mà gắn với công chứng viên trực tiếp thực hiện việc công chứng.
1.2. Hồ sơ công chứng là căn cứ đánh giá trách nhiệm nghề nghiệp
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc tố tụng, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để xác định:
Công chứng viên có tuân thủ đúng trình tự, thủ tục công chứng hay không;
Có hay không sai sót nghiệp vụ, thiếu trách nhiệm trong quá trình hành nghề;
Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên đối với hậu quả pháp lý phát sinh.
2. Cơ sở pháp lý quy định trách nhiệm cá nhân của công chứng viên trong quản lý hồ sơ công chứng
Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên trong quản lý hồ sơ công chứng được xác lập trên các căn cứ pháp lý chủ yếu sau:
“Luật Công chứng 2014”, đặc biệt là các quy định về nghĩa vụ của công chứng viên và giá trị pháp lý của văn bản công chứng;
“Luật Lưu trữ 2011”;
“Bộ luật Dân sự 2015” (về trách nhiệm bồi thường thiệt hại);
Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Pháp luật không chỉ đặt nghĩa vụ quản lý hồ sơ ở cấp tổ chức mà còn quy trách nhiệm cá nhân cho công chứng viên gắn với từng hồ sơ cụ thể.
4.2. Trách nhiệm bảo mật thông tin hồ sơ công chứng
Công chứng viên có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung hồ sơ công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc tiết lộ thông tin hồ sơ công chứng trái quy định có thể dẫn đến:
Trách nhiệm kỷ luật;
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại;
Trách nhiệm pháp lý khác theo quy định.
5. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên khi hồ sơ công chứng bị mất, hư hỏng
5.1. Xác định trách nhiệm cá nhân trong mối quan hệ với trách nhiệm của tổ chức
Trong trường hợp hồ sơ công chứng bị mất, hư hỏng, cần phân biệt:
Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong quản lý lưu trữ;
Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên nếu có lỗi trong quá trình lập, bàn giao hoặc quản lý hồ sơ.
Nếu chứng minh được công chứng viên có lỗi chủ quan, trách nhiệm cá nhân không bị loại trừ dù tổ chức phải chịu trách nhiệm chung.
5.2. Hệ quả pháp lý đối với công chứng viên
Công chứng viên có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật theo Luật Công chứng;
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu có lỗi gây thiệt hại;
Trách nhiệm nghề nghiệp khác theo quy định pháp luật.
6. Ý nghĩa của việc xác lập trách nhiệm cá nhân công chứng viên trong quản lý hồ sơ công chứng
Việc pháp luật nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân của công chứng viên góp phần:
Nâng cao tính cẩn trọng, chuyên nghiệp trong hành nghề;
Hạn chế tình trạng coi hồ sơ công chứng là trách nhiệm “tập thể”;
Tăng cường niềm tin của người dân vào hoạt động công chứng;
Phòng ngừa rủi ro pháp lý cho cả công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Có thể khẳng định rằng trách nhiệm cá nhân của công chứng viên trong việc quản lý hồ sơ công chứng đã lập là trách nhiệm xuyên suốt, không chấm dứt ngay sau khi ký văn bản công chứng. Công chứng viên cần nhận thức đầy đủ rằng mỗi hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh nghiệp vụ mà còn gắn trực tiếp với uy tín nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý cá nhân.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
