Thất lạc hồ sơ công chứng: Ai phải chịu trách nhiệm?
Hồ sơ công chứng là nền tảng pháp lý quan trọng bảo đảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và phục vụ việc giải quyết tranh chấp dân sự trong tương lai. Việc văn phòng công chứng làm thất lạc hồ sơ công chứng không chỉ vi phạm nghĩa vụ lưu trữ theo luật định mà còn có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho người dân, cơ quan nhà nước và các bên liên quan. Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, câu hỏi đặt ra là: văn phòng công chứng có phải bồi thường thiệt hại khi làm mất hồ sơ công chứng hay không, và căn cứ pháp luật để xác định trách nhiệm này là gì? Bài viết dưới đây phân tích toàn diện vấn đề này.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào uy tín tại TP.HCM? Top 1 được đánh giá cao
1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng của văn phòng công chứng
1.1. Hồ sơ công chứng là đối tượng phải bảo quản đặc biệt
Theo quy định của “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình tiếp nhận, thẩm tra và lập văn bản công chứng. Hồ sơ này không chỉ phục vụ hoạt động quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp, khiếu nại hoặc tố tụng.
“Điều 61 Luật Công chứng 2014” quy định rõ nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc bảo quản hồ sơ công chứng theo thời hạn luật định.
1.2. Thời hạn lưu trữ và trách nhiệm bảo quản
Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm tại tổ chức hành nghề công chứng. Trong suốt thời gian này, văn phòng công chứng có trách nhiệm:
Bảo đảm hồ sơ không bị thất lạc, hư hỏng;
Có biện pháp phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm mốc;
Quản lý việc khai thác, sao lục hồ sơ đúng thẩm quyền.
Việc để mất hồ sơ công chứng đồng nghĩa với việc vi phạm trực tiếp nghĩa vụ lưu trữ theo luật.
2. Căn cứ pháp luật xác định trách nhiệm bồi thường
2.1. Trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng
“Điều 38 Luật Công chứng 2014” quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra cho người yêu cầu công chứng và các cá nhân, tổ chức khác.”
Việc làm thất lạc hồ sơ công chứng, nếu gây thiệt hại thực tế, được xem là hành vi vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp và có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường.
2.2. Áp dụng nguyên tắc bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng
Theo “Bộ luật Dân sự 2015”, trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh khi có đủ các yếu tố:
Có hành vi trái pháp luật;
Có thiệt hại thực tế xảy ra;
Có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi và thiệt hại;
Có lỗi của chủ thể gây thiệt hại.
Việc làm mất hồ sơ công chứng là hành vi trái pháp luật; nếu người dân hoặc bên liên quan chứng minh được thiệt hại phát sinh từ việc mất hồ sơ này, văn phòng công chứng có thể phải bồi thường.
3. Thiệt hại phát sinh từ việc làm thất lạc hồ sơ công chứng
3.1. Thiệt hại vật chất
Thiệt hại vật chất có thể bao gồm:
Chi phí khôi phục hồ sơ, xác minh lại giao dịch;
Chi phí tố tụng do không có hồ sơ công chứng để làm chứng cứ;
Thiệt hại do giao dịch bị đình trệ, không thể thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo;
Thiệt hại do mất cơ hội giao dịch.
3.2. Thiệt hại tinh thần
Trong một số trường hợp, việc mất hồ sơ công chứng liên quan đến thừa kế, nhà đất, tài sản lớn có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tinh thần của người dân. Nếu đáp ứng điều kiện theo “Bộ luật Dân sự 2015”, thiệt hại tinh thần cũng có thể được xem xét bồi thường.
4. Trách nhiệm giữa văn phòng công chứng và công chứng viên
4.1. Trách nhiệm của văn phòng công chứng
Về nguyên tắc, văn phòng công chứng là chủ thể trực tiếp chịu trách nhiệm bồi thường đối với người bị thiệt hại. Sau khi bồi thường, văn phòng công chứng có quyền yêu cầu công chứng viên hoặc nhân viên có lỗi hoàn trả theo mức độ lỗi.
4.2. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên
Nếu việc thất lạc hồ sơ xuất phát từ lỗi cá nhân của công chứng viên hoặc thư ký nghiệp vụ, người này có thể phải:
Chịu trách nhiệm kỷ luật;
Bồi hoàn cho văn phòng công chứng theo quy định nội bộ;
Chịu trách nhiệm dân sự độc lập nếu có căn cứ pháp luật.
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ: Ông A ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng X năm 2015. Năm 2024, phát sinh tranh chấp thừa kế liên quan đến thửa đất này. Tòa án yêu cầu Văn phòng công chứng X cung cấp hồ sơ công chứng gốc để xác minh ý chí của các bên tại thời điểm giao dịch.
Tuy nhiên, Văn phòng công chứng X thông báo hồ sơ đã bị thất lạc do quản lý lưu trữ không đúng quy định. Việc không có hồ sơ khiến ông A không chứng minh được giao dịch hợp pháp, dẫn đến kéo dài thời gian giải quyết vụ án và phát sinh chi phí luật sư, án phí.
Trong trường hợp này, nếu chứng minh được mối quan hệ nhân quả giữa việc mất hồ sơ và thiệt hại thực tế, ông A có quyền yêu cầu Văn phòng công chứng X bồi thường theo “Luật Công chứng 2014” và “Bộ luật Dân sự 2015”.
6. Một số lưu ý thực tiễn nhằm hạn chế rủi ro bồi thường
Để hạn chế nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường, văn phòng công chứng cần:
Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ chặt chẽ;
Phân công rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ;
Thực hiện số hóa hồ sơ công chứng song song với lưu trữ bản giấy;
Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lưu trữ;
Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định.
Kết luận
Việc làm thất lạc hồ sơ công chứng không chỉ là vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp mà còn có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại đối với văn phòng công chứng. Trách nhiệm này được xác lập trên cơ sở “Luật Công chứng 2014” và “Bộ luật Dân sự 2015”, với điều kiện có thiệt hại thực tế và mối quan hệ nhân quả rõ ràng. Trong bối cảnh giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng ngày càng được đề cao, việc tuân thủ nghiêm ngặt nghĩa vụ lưu trữ là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi của người dân và chính tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
