Công chứng giấy tờ số lượng lớn – Có cần hẹn trước?
Trong thực tế, cá nhân hoặc doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu công chứng giấy tờ số lượng lớn để hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đấu thầu, du học, xuất khẩu lao động, hoặc chứng thực hợp đồng mua bán. Vậy với số lượng giấy tờ nhiều, có bắt buộc phải hẹn trước không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể căn cứ pháp luật, quy trình và những lưu ý quan trọng để bạn chuẩn bị tốt nhất.
>>> Xem thêm: Tại sao nên chọn dịch vụ công chứng giấy tờ online của Văn phòng Nguyễn Huệ?
1. Công chứng giấy tờ số lượng lớn là gì?
Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự hoặc bản sao giấy tờ từ bản chính.
Công chứng giấy tờ số lượng lớn là việc cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng cùng lúc nhiều giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng hoặc bản sao để phục vụ mục đích pháp lý, thường vượt quá quy mô xử lý thông thường trong ngày.
2. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ số lượng lớn
Luật Công chứng 2014 (Điều 2, Điều 61): Quy định về công chứng bản sao, công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng, giao dịch.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 20: Chứng thực bản sao từ bản chính.
Thông tư 257/2016/TT-BTC: Quy định mức thu phí công chứng, chứng thực.
Hiện nay, pháp luật không cấm công chứng số lượng lớn, tuy nhiên cần tuân thủ quy trình và đóng phí theo số lượng giấy tờ thực tế.
>>> Xem thêm: Những lý do nên chọn văn phòng công chứng Nguyễn Huệ hỗ trợ làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh?
3. Có cần hẹn trước khi công chứng giấy tờ số lượng lớn không?
3.1. Không bắt buộc nhưng nên hẹn trước
Theo quy định, tổ chức hành nghề công chứng phải tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức nếu hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, với số lượng lớn (hàng trăm bản sao, nhiều bộ hợp đồng), Văn phòng công chứng thường khuyến nghị người dân nên hẹn trước để:
Chủ động sắp xếp nhân lực, cộng tác viên xử lý nhanh chóng.
Đảm bảo công chứng viên có thời gian kiểm tra, đối chiếu bản gốc kỹ lưỡng.
Tránh gây ùn tắc, chờ đợi lâu cho các khách hàng khác.
Ví dụ: Công ty X chuẩn bị hồ sơ đấu thầu quốc tế cần công chứng 300 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép xây dựng, hợp đồng kinh tế cũ. Công ty X liên hệ trước Văn phòng công chứng Q để đặt lịch hẹn vào ngày hôm sau. Văn phòng công chứng bố trí 2 công chứng viên, 3 nhân viên hỗ trợ, xử lý và hoàn thành trong 4 giờ làm việc, đảm bảo đúng tiến độ nộp hồ sơ dự thầu.
6. Lưu ý quan trọng khi công chứng giấy tờ số lượng lớn
Sắp xếp giấy tờ theo nhóm, phân loại rõ ràng để công chứng viên dễ kiểm tra.
Chủ động chuẩn bị bản photo để tránh mất thời gian photo tại Văn phòng công chứng.
Hỏi trước phí công chứng để dự trù chi phí phù hợp.
Luôn giữ liên hệ với cán bộ công chứng để xử lý kịp thời nếu phát sinh thiếu sót.
Công chứng giấy tờ số lượng lớn hoàn toàn được pháp luật cho phép, nhưng để tiết kiệm thời gian, hạn chế chờ đợi và tránh ảnh hưởng đến khách hàng khác, bạn nên chủ động hẹn trước với Văn phòng công chứng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, nắm rõ quy trình sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
