Lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng được sửa đổi

Trong thực tiễn giao dịch, không ít trường hợp sau khi hợp đồng đã được công chứng, các bên phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng do thay đổi thỏa thuận, điều chỉnh giá trị giao dịch hoặc khắc phục sai sót. Khi đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có sửa đổi, bổ sung sau khi công chứng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xác lập giá trị pháp lý của văn bản mới, bảo đảm tính toàn vẹn hồ sơ và phục vụ giải quyết tranh chấp.

Bài viết phân tích quy định pháp luật hiện hành về lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản hướng dẫn.

>>> Xem thêm: Nếu bạn đang chuẩn bị nhiều giấy tờ, dịch vụ công chứng này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã công chứng

1.1. Quyền sửa đổi, bổ sung hợp đồng theo Bộ luật Dân sự

Theo Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, đối với hợp đồng phải lập thành văn bản và phải công chứng, thì việc sửa đổi, bổ sung cũng phải tuân thủ hình thức bắt buộc.

➡ Như vậy, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã công chứng phải được lập thành văn bản và công chứng lại, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

1.2. Quy định của Luật Công chứng về công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung

Theo khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng 2014:

“Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.”

Điều này xác lập rõ:

• Văn bản sửa đổi, bổ sung là một văn bản công chứng độc lập;

• Phải lập hồ sơ công chứng mới;

• Phải thực hiện lưu trữ theo chế độ hồ sơ công chứng.

2. Lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng có sửa đổi, bổ sung sau khi công chứng

2.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng – nguyên tắc chung

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, mỗi vụ việc công chứng phải lập một bộ hồ sơ công chứng, bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng;

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

• Bản sao giấy tờ của các bên;

• Bản chính văn bản công chứng;

• Tài liệu xác minh, ghi chú nghiệp vụ.

Hồ sơ phải được lưu trữ đầy đủ, bảo quản và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ.

➡ Khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, mỗi lần công chứng văn bản sửa đổi phải có hồ sơ riêng, đồng thời liên kết với hồ sơ gốc.

2.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng sửa đổi, bổ sung – yêu cầu đặc thù

Đối với hợp đồng đã công chứng, khi phát sinh văn bản sửa đổi, bổ sung, hồ sơ lưu trữ cần bảo đảm:

• Lưu bản chính hợp đồng sửa đổi, bổ sung;

• Lưu bản sao hợp đồng đã công chứng trước đó;

• Ghi nhận rõ số công chứng, quyển số, ngày công chứng của hợp đồng gốc;

• Lưu các tài liệu chứng minh sự thống nhất ý chí của các bên.

Điều này bảo đảm tính liên tục pháp lý của giao dịch và tránh việc sử dụng rời rạc, sai lệch nội dung.

>>> Xem thêm: Không còn phải xếp hàng chờ đợi – với dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói, mọi hồ sơ được xử lý nhanh và minh bạch.

3. Giá trị pháp lý của hồ sơ lưu trữ khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung

3.1. Căn cứ xác định hiệu lực và nội dung giao dịch

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.

Khi tồn tại nhiều văn bản (hợp đồng gốc và các văn bản sửa đổi), hồ sơ công chứng lưu trữ giúp:

• Xác định phiên bản hợp đồng đang có hiệu lực;

• Xác định phạm vi sửa đổi;

• Tránh xung đột nội dung giữa các văn bản.

3.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong giải quyết tranh chấp

Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, hồ sơ công chứng là nguồn chứng cứ.

Trong trường hợp tranh chấp, hồ sơ lưu trữ cho phép:

• Đối chiếu ý chí ban đầu và ý chí sau sửa đổi;

• Xác định có vi phạm điều kiện tự nguyện, minh bạch hay không;

• Xác định trách nhiệm bồi thường nếu có.

4. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong lưu trữ hồ sơ sửa đổi, bổ sung

4.1. Trách nhiệm lưu trữ, bảo quản

Theo Điều 61 và Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:

• Lưu trữ hồ sơ ít nhất 20 năm;

• Bảo đảm an toàn, bảo mật;

• Cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp.

Việc không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ sửa đổi, bổ sung có thể dẫn đến:

• Trách nhiệm bồi thường;

• Trách nhiệm kỷ luật;

• Trách nhiệm hành chính hoặc hình sự.

4.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm của công chứng viên

Công chứng viên phải:

• Ghi rõ nội dung sửa đổi;

• Thể hiện mối liên hệ với hợp đồng gốc;

• Lập đầy đủ hồ sơ nghiệp vụ.

Hồ sơ lưu trữ là căn cứ để xác định công chứng viên có tuân thủ đúng quy trình khi chứng nhận sửa đổi, bổ sung hay không.

>>> Xem thêm: Bạn có biết hiện nay Chứng thực gồm những loại nào không?

5. Ví dụ minh họa thực tế về lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng được sửa đổi

Ví dụ thực tế:

Năm 2023, ông A và bà B công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng X. Sau đó, hai bên thống nhất điều chỉnh giá chuyển nhượng và thời hạn thanh toán, lập văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng và tiếp tục công chứng.

Văn phòng công chứng lập một hồ sơ công chứng mới, trong đó:

• Lưu bản sao hợp đồng cũ;

• Lưu bản chính văn bản sửa đổi;

• Ghi rõ số công chứng hợp đồng gốc.

Năm 2025 phát sinh tranh chấp, Tòa án yêu cầu cung cấp cả hai bộ hồ sơ để xác định nghĩa vụ thanh toán. Hồ sơ lưu trữ đầy đủ giúp Tòa án kết luận nghĩa vụ của các bên theo nội dung đã được sửa đổi, chấm dứt tranh chấp.

6. Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có sửa đổi, bổ sung sau khi công chứng không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là cơ chế bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Việc lưu trữ đầy đủ, có hệ thống:

• Bảo đảm giá trị pháp lý liên tục của hợp đồng;

• Ngăn ngừa việc lạm dụng, thay thế trái phép nội dung giao dịch;

• Là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp, xác định trách nhiệm pháp lý;

• Góp phần nâng cao tính minh bạch và uy tín của hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Phí công chứng mua bán nhà đất hiện nay quy định như thế nào? Ở đâu công chứng hợp đồng mua bán nhà đất phí rẻ nhất Hà Nội?

>>> Phí làm dịch vụ sổ đỏ trọn gói cho nhà đất chung cư năm 2025 hết bao nhiêu tiền?

>>> Danh sách các văn phòng công chứng làm việc cả thứ 7 và chủ nhật tại Hà Nội.

>>> Quy trình thực hiện thủ tục tách thửa đất và hồ sơ cần chuẩn bị

>>> Hợp thức hóa tài sản tranh chấp: Văn bản công chứng có bị hủy?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com