Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam cần cung cấp hồ sơ chứng nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa cho đối tác nước ngoài hoặc cơ quan quản lý quốc tế. Khi hồ sơ này được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài, việc công chứng bản dịch chứng nhận chất lượng là bước quan trọng để xác nhận tính chính xác và giá trị pháp lý của tài liệu. Bản dịch công chứng giúp cơ quan tiếp nhận hiểu đúng nội dung, đảm bảo tiêu chuẩn, quyền lợi của doanh nghiệp và tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình công chứng và những lưu ý cần thiết.
Hồ sơ chứng nhận chất lượng và vai trò bản dịch công chứng
Hồ sơ chứng nhận chất lượng bao gồm chứng nhận ISO, HACCP, GMP, kiểm định sản phẩm, báo cáo kiểm nghiệm, và các giấy tờ liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật. Khi nộp cho cơ quan, đối tác hoặc nhà phân phối nước ngoài, bản dịch công chứng giúp:
Xác nhận nội dung bản dịch đúng với tài liệu gốc.
Đảm bảo cơ quan tiếp nhận hiểu chính xác tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm.
Bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp và tăng độ tin cậy trong giao dịch quốc tế.
Cơ sở pháp lý
Công chứng bản dịch hồ sơ chứng nhận chất lượng được thực hiện theo các văn bản pháp luật:
“Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2024”: quy định thẩm quyền, trình tự và trách nhiệm của công chứng viên.
“Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2022”: quy định về tiêu chuẩn, chứng nhận chất lượng và trách nhiệm của doanh nghiệp.
“Nghị định 23/2015/NĐ-CP”: hướng dẫn chứng thực bản sao, bản dịch trong một số trường hợp.
Quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp về chứng nhận chất lượng và kiểm định sản phẩm.
Trường hợp cần công chứng bản dịch
Các trường hợp phổ biến cần công chứng bản dịch chứng nhận chất lượng bao gồm:
Doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm cần cung cấp chứng nhận chất lượng cho cơ quan quản lý hoặc đối tác nước ngoài.
Tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng quốc tế yêu cầu bản dịch công chứng.
Sử dụng hồ sơ chứng nhận chất lượng trong giao dịch thương mại quốc tế hoặc chuyển giao công nghệ.
Khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch công chứng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ.
>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi làm sổ đỏ và cáchdịch vụ sổ đỏ hỗ trợ khắc phục
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để công chứng bản dịch hồ sơ chứng nhận chất lượng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Bản gốc chứng nhận chất lượng, báo cáo kiểm nghiệm hoặc giấy chứng nhận ISO, HACCP, GMP.
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.
Thông tin về ngôn ngữ bản gốc và yêu cầu dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài.
Văn bản ủy quyền nếu người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ.
Các tài liệu bổ trợ chứng minh nguồn gốc, tiêu chuẩn hoặc thẩm quyền cấp chứng nhận.
Quy trình công chứng
Quy trình công chứng bản dịch hồ sơ chứng nhận chất lượng bao gồm:
Tiếp nhận hồ sơ gốc, kiểm tra tính hợp lệ và xác thực nội dung.
Người dịch đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng tiến hành dịch toàn bộ hồ sơ sang ngôn ngữ yêu cầu, bảo đảm thuật ngữ kỹ thuật và pháp lý chính xác.
Công chứng viên đối chiếu bản dịch với hồ sơ gốc và chứng nhận theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”.
Công chứng viên ký, đóng dấu và trả kết quả cho doanh nghiệp.
Tài liệu gốc phải nguyên vẹn, không tẩy xóa hoặc chỉnh sửa.
Thuật ngữ kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng phải dịch chính xác để tránh hiểu nhầm hoặc vi phạm quy định.
Nếu hồ sơ lập ở nước ngoài, có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi công chứng.
Hồ sơ nhiều trang cần được sắp xếp theo thứ tự, đánh số trang và giữ nguyên dấu hiệu nhận diện từ cơ quan cấp chứng nhận.
Kết luận
Công chứng bản dịch hồ sơ chứng nhận chất lượng là bước quan trọng để hồ sơ được chấp nhận trong các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, đấu thầu và giao dịch quốc tế. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, dịch thuật chính xác và tuân thủ đúng quy trình công chứng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, đảm bảo thông tin minh bạch và đáp ứng các yêu cầu pháp lý Việt Nam.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy:Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
