Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý đặc biệt quan trọng để xác định giá trị chứng cứ của hợp đồng, giao dịch và trách nhiệm của công chứng viên. Thực tế cho thấy, trong quá trình di dời trụ sở văn phòng công chứng, nguy cơ thất lạc hồ sơ lưu trữ có thể xảy ra, kéo theo nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Vậy trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng khi hồ sơ lưu trữ bị thất lạc trong quá trình di dời trụ sở được xác định như thế nào theo quy định pháp luật?
Bài viết phân tích trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Lưu trữ 2011 và các quy định xử phạt liên quan.
>>> Xem thêm: Địa chỉ phòng công chứng nổi bật với thái độ phục vụ chu đáo.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nghĩa vụ bảo quản của văn phòng công chứng
1.1. Khái niệm và giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải lập một bộ hồ sơ, bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, dự thảo hợp đồng, bản sao giấy tờ, văn bản công chứng, tài liệu xác minh và các giấy tờ khác.
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; hồ sơ lưu trữ là căn cứ xác định tính hợp pháp của hoạt động công chứng và nội dung giao dịch.
➡ Vì vậy, thất lạc hồ sơ công chứng lưu trữ đồng nghĩa với việc làm suy giảm khả năng chứng minh, xác minh và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.
1.2. Nghĩa vụ bảo quản hồ sơ công chứng khi di dời trụ sở
Theo khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng, bảo đảm an toàn cho hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lưu trữ hồ sơ công chứng.”
Đồng thời, Điều 15 Luật Lưu trữ 2011 quy định cơ quan, tổ chức phải bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, phòng chống mất mát, hư hỏng.
➡ Khi di dời trụ sở, văn phòng công chứng phải xây dựng phương án bảo quản hồ sơ, nếu để thất lạc thì được xác định là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ.
2. Trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng khi hồ sơ lưu trữ bị thất lạc
2.1. Trách nhiệm dân sự bồi thường thiệt hại
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.
Căn cứ Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015:
“Người nào có hành vi trái pháp luật xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.”
Nếu việc thất lạc hồ sơ công chứng lưu trữ trong quá trình di dời trụ sở làm phát sinh thiệt hại (ví dụ: không chứng minh được giao dịch, bị mất quyền khởi kiện, bị thiệt hại tài sản), văn phòng công chứng phải bồi thường toàn bộ thiệt hại.
2.2. Trách nhiệm hành chính do vi phạm quy định về lưu trữ
Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng và lưu trữ, hành vi làm mất, làm hư hỏng hồ sơ công chứng lưu trữ có thể bị:
Việc di dời trụ sở không phải là căn cứ loại trừ trách nhiệm pháp lý.
2.3. Trách nhiệm kỷ luật và trách nhiệm nội bộ
Công chứng viên, người quản lý, người trực tiếp phụ trách kho lưu trữ có thể bị:
Khiển trách, cảnh cáo;
Tạm đình chỉ hành nghề;
Thu hồi thẻ công chứng viên (trường hợp vi phạm nghiêm trọng).
Theo Điều 15 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc độc lập, trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về việc thực hiện công chứng.
2.4. Trách nhiệm hình sự (trong trường hợp nghiêm trọng)
Nếu việc làm thất lạc hồ sơ lưu trữ có dấu hiệu cố ý hủy hoại, che giấu chứng cứ, làm giả, tiêu hủy tài liệu, người có hành vi vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo các tội danh tương ứng của Bộ luật Hình sự.
>>> Xem thêm: Khi cần sang tên, chuyển nhượng hay tặng cho tài sản, bạn chỉ cần liên hệ dịch vụ làm sổ đỏ tại Hà Nội.
3. Xác định lỗi và mối quan hệ nhân quả khi hồ sơ bị thất lạc
Để phát sinh trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng, cần làm rõ:
Có hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo quản hồ sơ hay không;
Có lỗi trong tổ chức di dời, quản lý hồ sơ hay không;
Có thiệt hại thực tế phát sinh;
Có mối quan hệ nhân quả giữa thất lạc hồ sơ và thiệt hại.
Trong đa số trường hợp, thất lạc hồ sơ trong di dời trụ sở được xác định là lỗi quản lý, khó được coi là sự kiện bất khả kháng.
4. Vai trò của bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
Theo Điều 37 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.
Khi hồ sơ lưu trữ bị thất lạc gây thiệt hại, bảo hiểm là nguồn tài chính để:
Bồi thường cho người bị thiệt hại;
Giảm thiểu rủi ro pháp lý cho văn phòng công chứng.
Tuy nhiên, bảo hiểm không loại trừ trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng và cá nhân vi phạm.
Văn phòng công chứng Y di dời trụ sở sang địa điểm mới. Do không lập biên bản bàn giao, không niêm phong hồ sơ, một số hồ sơ công chứng liên quan đến hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất bị thất lạc.
Sau đó, phát sinh tranh chấp, ngân hàng yêu cầu cung cấp hồ sơ lưu trữ để chứng minh tính hợp pháp của hợp đồng nhưng văn phòng không xuất trình được, dẫn đến ngân hàng bị kéo dài thời gian xử lý nợ và phát sinh thiệt hại.
Trong trường hợp này:
Văn phòng công chứng Y vi phạm nghĩa vụ lưu trữ theo Luật Công chứng và Luật Lưu trữ;
Phải bồi thường thiệt hại cho bên bị ảnh hưởng;
Người quản lý kho lưu trữ và công chứng viên liên quan có thể bị xử lý kỷ luật và xử phạt hành chính.
6. Kết luận
Trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng khi hồ sơ lưu trữ bị thất lạc trong quá trình di dời trụ sở là trách nhiệm đa tầng, bao gồm dân sự, hành chính, kỷ luật và trong trường hợp nghiêm trọng có thể là hình sự. Việc di dời trụ sở không làm thay đổi nghĩa vụ cốt lõi là bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hồ sơ công chứng lưu trữ.
Do đó, mỗi văn phòng công chứng cần xây dựng quy trình di dời, kiểm kê, bàn giao và bảo quản hồ sơ chặt chẽ nhằm phòng ngừa rủi ro pháp lý và bảo vệ an toàn cho giao dịch của xã hội.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh chóng, uy tín nhất Hà Nội ở đâu? Nên làm sổ đỏ ở văn phòng luật sư hay văn phòng công chứng?
>>> Di chúc không công chứng có hiệu lực pháp lý hay không? Thủ tục làm sổ đỏ thừa kế nhanh chóng hàng đầu Hà Nội.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
