Sai lầm phổ biến khi đi công chứng giấy tờ và cách tránh

Công chứng giấy tờ là bước bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho nhiều loại văn bản, hợp đồng trong giao dịch dân sự, mua bán, chuyển nhượng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều người vẫn mắc phải các lỗi khi công chứng giấy tờ, gây mất thời gian, chi phí và thậm chí dẫn đến rắc rối pháp lý. Bài viết sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp và cách phòng tránh hiệu quả.

>>> Xem thêm: Bất ngờ với cách công chứng giấy tờ không cần đến văn phòng, cực kỳ tiện lợi.

1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, bản dịch hoặc bản sao từ bản chính.

Việc công chứng giấy tờ phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

2. Các lỗi khi công chứng giấy tờ thường gặp

2.1. Mang giấy tờ photo, không có bản chính

Đây là lỗi phổ biến nhất. Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính hợp lệ. Nếu chỉ mang bản photo, công chứng viên sẽ từ chối thực hiện.

Cách tránh:
Luôn chuẩn bị bản gốc giấy tờ cần công chứng và các bản photo theo số lượng dự tính.

2.2. Giấy tờ hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng

Nhiều người không để ý hạn sử dụng của CMND, hộ chiếu, giấy tờ xe, dẫn đến giấy tờ bị từ chối công chứng do không hợp lệ.

Cách tránh:
Kiểm tra kỹ ngày cấp, ngày hết hạn của giấy tờ trước khi mang đi công chứng.

2.3. Không mang theo giấy tờ tùy thân

Theo Khoản 1 Điều 38 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có quyền yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ tùy thân để đối chiếu thông tin.

Cách tránh:
Luôn mang theo CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng mua bán ô tô có thật sự bắt buộc không?

2.4. Nhờ người khác đi công chứng thay không có giấy ủy quyền

Một số trường hợp, người dân nhờ người quen đi công chứng hộ nhưng không làm giấy ủy quyền, dẫn đến công chứng viên từ chối tiếp nhận.

Cách tránh:
Nếu không thể trực tiếp đi công chứng, cần lập giấy ủy quyền hợp pháp.

2.5. Không kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng, văn bản

Nhiều người ký hợp đồng mà không đọc kỹ nội dung, điều khoản, dễ phát sinh tranh chấp hoặc sai sót.

Cách tránh:
Dành thời gian đọc kỹ hợp đồng, nhờ công chứng viên giải thích rõ các điều khoản trước khi ký.

3. Ví dụ minh họa lỗi khi công chứng giấy tờ

Ví dụ 1:
Anh T mang giấy tờ photo sổ đỏ đến Văn phòng công chứng để công chứng bản sao. Tuy nhiên, anh T quên mang sổ đỏ bản chính. Kết quả, công chứng viên buộc phải từ chối và hẹn anh quay lại khi có bản gốc.

Ví dụ 2:
Chị H cần công chứng hợp đồng cho thuê nhà nhưng hộ chiếu đã hết hạn 2 tháng. Công chứng viên yêu cầu chị gia hạn hộ chiếu hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân khác còn hiệu lực mới được tiếp tục công chứng.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng ở những địa chỉ nào? Khám phá các địa chỉ công chứng tại các khu vực trung tâm Hà Nội

4. Cách phòng tránh các lỗi khi công chứng giấy tờ

4.1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kiểm tra trước

• Bản gốc giấy tờ.

• Bản photo theo số lượng cần thiết.

• CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.

4.2. Liên hệ trước với Văn phòng công chứng

• Hỏi rõ quy trình, phí công chứng.

• Đặt lịch hẹn nếu công chứng số lượng lớn hoặc ngoài giờ.

4.3. Kiểm tra kỹ nội dung văn bản

• Đọc kỹ hợp đồng, điều khoản.

• Nhờ công chứng viên tư vấn những điểm chưa rõ.

Xem thêm:

>>> Công chứng giấy tờ ngoài giờ hành chính – Có được không?

>>> Điều kiện để tách thửa đất theo quy định của pháp luật

Kết luận

Những lỗi khi công chứng giấy tờ tuy nhỏ nhưng có thể làm mất thời gian, phát sinh chi phí không đáng có. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ và tuân thủ đúng quy định pháp luật sẽ giúp bạn công chứng nhanh chóng, thuận lợi, tránh được rắc rối không đáng có.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán. Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669

Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Email: ccnguyenhue165@gmail.com