Người dân có quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng không?
Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, thừa kế, đất đai hoặc khi cần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình, người dân thường có nhu cầu tiếp cận hồ sơ công chứng đã được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, không ít trường hợp phát sinh vướng mắc do hiểu chưa đúng về phạm vi, điều kiện và cách thức thực hiện quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ. Việc làm rõ cơ sở pháp lý và giới hạn của quyền này có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo đảm hài hòa giữa quyền tiếp cận thông tin của người dân và nghĩa vụ bảo mật trong hoạt động công chứng. Bài viết dưới đây phân tích toàn diện quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân theo pháp luật hiện hành.
Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng là tập hợp toàn bộ giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch, văn bản, bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản chính hoặc bản sao giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp;
Văn bản công chứng đã được ký, đóng dấu;
Tài liệu xác minh, ghi nhận quá trình công chứng.
Các hồ sơ này phải được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ theo thời hạn luật định, tối thiểu là 20 năm.
1.2. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ
Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ nội bộ mà còn là:
Nguồn chứng cứ quan trọng trong tố tụng dân sự;
Căn cứ xác minh tính hợp pháp của văn bản công chứng;
Công cụ bảo vệ quyền lợi của người dân khi phát sinh tranh chấp.
2. Cơ sở pháp lý của quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ
Quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân được đặt trên các căn cứ pháp lý chủ yếu sau:
“Luật Công chứng 2014”;
“Bộ luật Dân sự 2015”;
“Bộ luật Tố tụng dân sự 2015”;
“Luật Lưu trữ 2011”.
Theo đó, pháp luật không tuyệt đối hóa quyền tiếp cận hồ sơ công chứng, mà thiết lập cơ chế tiếp cận có điều kiện, gắn với quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu.
Khi đó, người dân có quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, với điều kiện chứng minh được mối liên hệ pháp lý trực tiếp.
4. Phạm vi quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân
4.1. Không đồng nghĩa với quyền tiếp cận toàn bộ hồ sơ
Pháp luật không cho phép người dân tùy ý tiếp cận toàn bộ hồ sơ công chứng lưu trữ. Quyền yêu cầu chỉ giới hạn trong phạm vi:
Thông tin liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu;
Nội dung cần thiết cho việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp.
Những tài liệu liên quan đến bí mật đời tư, bí mật kinh doanh hoặc quyền lợi của bên thứ ba không liên quan có thể bị hạn chế cung cấp.
>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên
4.2. Hình thức cung cấp hồ sơ
Tổ chức hành nghề công chứng có thể cung cấp cho người dân dưới các hình thức:
Bản sao văn bản công chứng;
Trích lục nội dung từ hồ sơ công chứng;
Văn bản xác nhận thông tin công chứng.
Việc cung cấp bản gốc hồ sơ công chứng lưu trữ cho cá nhân là không được phép, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
5. Trình tự, thủ tục người dân yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ
Khi có nhu cầu, người dân cần thực hiện các bước cơ bản sau:
Gửi văn bản yêu cầu đến tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ;
Xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và quyền, lợi ích liên quan;
Nêu rõ mục đích sử dụng hồ sơ công chứng;
Thực hiện nghĩa vụ phí, lệ phí (nếu có).
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm xem xét, đối chiếu quy định pháp luật trước khi quyết định việc cung cấp.
6. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng được quyền từ chối yêu cầu của người dân
Tổ chức hành nghề công chứng có quyền từ chối cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ trong các trường hợp sau:
Người yêu cầu không chứng minh được quyền, lợi ích liên quan;
Yêu cầu vượt quá phạm vi được pháp luật cho phép;
Việc cung cấp có nguy cơ xâm phạm bí mật đời tư, bí mật kinh doanh của bên thứ ba;
Yêu cầu không phù hợp với quy định về bảo mật hồ sơ công chứng.
Việc từ chối phải được thực hiện bằng văn bản hoặc giải thích rõ lý do theo đúng quy định pháp luật.
7. Ý nghĩa của việc bảo đảm quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân
Việc pháp luật ghi nhận quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân góp phần:
Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin hợp pháp;
Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động công chứng;
Hỗ trợ hiệu quả cho việc giải quyết tranh chấp dân sự;
Nâng cao trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng.
Quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ của người dân là quyền có điều kiện, được pháp luật bảo vệ nhưng cũng chịu sự giới hạn cần thiết nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên liên quan. Người dân khi thực hiện quyền này cần xác định rõ mục đích, căn cứ pháp lý và phạm vi yêu cầu để tránh bị từ chối không cần thiết.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
