Lưu trữ hồ sơ công chứng trong tranh chấp nhiều bên
Trong bối cảnh các giao dịch dân sự, kinh doanh, bất động sản ngày càng đa dạng và có sự tham gia của nhiều chủ thể, tranh chấp phức tạp nhiều bên xuất hiện ngày càng phổ biến. Khi đó, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ hành chính của tổ chức hành nghề công chứng, mà trở thành nguồn chứng cứ trung tâm giúp Tòa án và cơ quan có thẩm quyền xác định sự thật khách quan, phân định quyền và nghĩa vụ giữa các bên liên quan.
Bài viết phân tích vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tranh chấp phức tạp nhiều bên, trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
1. Lưu trữ hồ sơ công chứng là gì? Cơ sở pháp lý điều chỉnh
1.1. Khái niệm lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 40 và Điều 62 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình công chứng như:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản;
Văn bản xác minh;
Văn bản công chứng đã được chứng nhận.
Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ, an toàn, lâu dài hồ sơ công chứng.
1.2. Nghĩa vụ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014:
Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Việc lưu trữ không chỉ nhằm quản lý nghiệp vụ mà còn nhằm phục vụ giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.
2. Đặc thù của tranh chấp phức tạp nhiều bên và vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng
2.1. Tranh chấp phức tạp nhiều bên – nguy cơ mâu thuẫn chứng cứ
Trong các tranh chấp nhiều bên (ví dụ: tranh chấp thừa kế, hợp đồng chuyển nhượng nhiều cấp, hợp đồng bảo đảm có bên thứ ba…), thường xuất hiện:
Lời khai mâu thuẫn;
Tài liệu bị sửa đổi, thất lạc;
Phủ nhận nghĩa vụ, phủ nhận chữ ký hoặc ý chí.
Lúc này, lưu trữ hồ sơ công chứng là căn cứ để:
Xác định diễn biến giao dịch;
Làm rõ vai trò, tư cách từng bên;
Đối chiếu nội dung nghĩa vụ đã cam kết.
2.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong xác định quyền, nghĩa vụ của nhiều chủ thể
Theo Điều 274 Bộ luật Dân sự 2015, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ hợp đồng, hành vi pháp lý đơn phương và căn cứ khác theo luật.
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp:
Xác định chính xác ai là chủ thể nghĩa vụ;
Phân biệt nghĩa vụ chính – nghĩa vụ phụ – nghĩa vụ liên đới;
Làm rõ cam kết của từng bên trong giao dịch nhiều chủ thể.
Đặc biệt, trong tranh chấp nhiều bên, hồ sơ công chứng thường là chứng cứ gốc để phân định trách nhiệm.
>>> Xem thêm: Với hơn 10 năm kinh nghiệm, dịch vụ sổ đỏ luôn được khách hàng tin tưởng tuyệt đối.
3. Lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tranh chấp phức tạp nhiều bên với tư cách chứng cứ
3.1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là chứng cứ hợp pháp
Theo Điều 93 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập hợp pháp là nguồn chứng cứ.
Do tổ chức hành nghề công chứng là thiết chế bổ trợ tư pháp, nên hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ đặc biệt, dùng để:
Xác định nội dung giao dịch;
Làm rõ bối cảnh ký kết;
Đánh giá tính hợp pháp và tự nguyện.
3.2. Giá trị của lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp chứng cứ mâu thuẫn
Theo Điều 97 BLTTDS 2015, Tòa án có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu chứng cứ.
Trong tranh chấp nhiều bên, khi các tài liệu khác bị mâu thuẫn, HS công chứng lưu trữ giúp:
Kiểm chứng chữ ký, điểm chỉ;
Đối chiếu các bản dự thảo, chỉnh sửa;
Xác định quá trình công chứng.
Đây là căn cứ để Tòa án đánh giá tính khách quan của giao dịch.
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong bảo đảm an toàn pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp
4.1. Bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch nhiều bên
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch.
Việc lưu trữ đầy đủ HS công chứng giúp:
Phòng ngừa việc phủ nhận nghĩa vụ;
Hạn chế gian dối, giả mạo;
Bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba ngay tình.
4.2. Căn cứ xác định trách nhiệm của công chứng viên
Trong tranh chấp phức tạp nhiều bên, hồ sơ lưu trữ còn là căn cứ để:
Đánh giá việc tuân thủ trình tự, thủ tục công chứng;
Xác định lỗi nghề nghiệp (nếu có);
Làm rõ trách nhiệm bồi thường theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Tại sao việc Kiểm tra sổ đỏ giả lại quan trọng trong mọi giao dịch bất động sản
5. Ví dụ minh họa thực tế về lưu trữ hồ sơ công chứng khi tranh chấp nhiều bên
Ví dụ thực tế:
Một dự án nhà ở được chuyển nhượng qua nhiều hợp đồng công chứng giữa A → B → C → D. Sau đó phát sinh tranh chấp với ngân hàng E (bên nhận thế chấp) và những người thừa kế của A.
Tòa án đã yêu cầu nhiều văn phòng công chứng cung cấp HS công chứng lưu trữ, gồm:
Các hợp đồng gốc;
Phiếu yêu cầu công chứng;
Hồ sơ xác minh quyền sở hữu;
Dự thảo hợp đồng và ghi chú nghiệp vụ.
Từ đó, Tòa án xác định:
Trình tự chuyển dịch quyền;
Thời điểm phát sinh nghĩa vụ;
Trách nhiệm pháp lý của từng bên.
Kết quả, vụ án được giải quyết trên cơ sở chuỗi HS công chứng lưu trữ, hạn chế việc suy đoán và lời khai chủ quan.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tranh chấp phức tạp nhiều bên giữ vai trò trung tâm trong việc:
Xác định khách quan quyền, nghĩa vụ của nhiều chủ thể;
Làm rõ diễn biến và bản chất giao dịch;
Giải quyết mâu thuẫn chứng cứ;
Bảo đảm an toàn pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp.
Trong thực tiễn xét xử, hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, chặt chẽ chính là “xương sống chứng cứ” giúp cơ quan có thẩm quyền xử lý hiệu quả các tranh chấp dân sự nhiều bên.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
