Lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát hiện giấy tờ giả
Trong thực tiễn hành nghề công chứng, tình trạng sử dụng giấy tờ giả để thực hiện giao dịch ngày càng tinh vi, tiềm ẩn nguy cơ gây thiệt hại nghiêm trọng cho cá nhân, tổ chức và làm suy giảm niềm tin vào hoạt động công chứng. Khi vụ việc bị phát hiện, lưu trữ hồ sơ công chứng trở thành nguồn chứng cứ gốc giúp cơ quan tiến hành tố tụng xác định hành vi gian dối, làm rõ trách nhiệm pháp lý của người sử dụng giấy tờ giả và của các chủ thể liên quan.
Bài viết phân tích chuyên sâu vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng dùng giấy tờ giả, dựa trên Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015, Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
>>> Xem thêm: Đừng để sai sót trong hồ sơ làm ảnh hưởng giao dịch — chọn dịch vụ công chứng uy tín ngay hôm nay.
1. Sử dụng giấy tờ giả trong công chứng và rủi ro pháp lý phát sinh
1.1. Giấy tờ giả – yếu tố làm sai lệch bản chất giao dịch
Theo Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vô hiệu khi không đáp ứng điều kiện có hiệu lực. Khi một bên dùng giấy tờ giả về nhân thân, quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, giao dịch thường rơi vào trường hợp:
Chủ thể không có quyền định đoạt;
Ý chí giao kết dựa trên thông tin gian dối.
Đây là căn cứ để Tòa án tuyên giao dịch vô hiệu theo Điều 124 và Điều 127 BLDS 2015.
1.2. Nghĩa vụ của công chứng viên trong kiểm tra giấy tờ
Theo Điều 7 và Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ;
Yêu cầu xác minh khi có nghi ngờ;
Từ chối công chứng nếu hồ sơ không rõ ràng, có dấu hiệu giả mạo.
Mọi hoạt động kiểm tra, tiếp nhận, đối chiếu này đều phải được lập thành hồ sơ công chứng và lưu trữ.
2. Lưu trữ hồ sơ công chứng khi có hành vi sử dụng giấy tờ giả là gì?
2.1. Thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ liên quan đến giấy tờ giả
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm:
Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền;
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng;
Văn bản xác minh (nếu có);
Ghi chú nghiệp vụ của công chứng viên;
Bản chính văn bản công chứng.
Các tài liệu này phản ánh toàn bộ chuỗi hành vi của người sử dụng giấy tờ giả và quá trình tiếp nhận, kiểm tra của công chứng viên.
2.2. Hồ sơ lưu trữ – “dữ liệu gốc” về hành vi gian dối
Khi giấy tờ bị kết luận là giả, hồ sơ công chứng lưu trữ cho phép:
Truy nguyên nguồn gốc giấy tờ;
Đối chiếu mẫu chữ ký, ảnh, số seri;
Xác định thời điểm, người nộp, người trực tiếp giao dịch.
Đây là dữ liệu quan trọng phục vụ điều tra và tố tụng.
>>> Xem thêm: Nếu bạn lần đầu làm thủ tục nhà đất, hãy để dịch vụ làm sổ đỏ giúp bạn tránh mọi sai sót.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong truy cứu trách nhiệm pháp lý
3.1. Căn cứ chứng minh hành vi sử dụng giấy tờ giả
Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ hợp pháp.
5. Ví dụ minh họa thực tế về lưu trữ hồ sơ công chứng khi sử dụng giấy tờ giả
Ví dụ thực tế:
Ông A dùng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả để ký hợp đồng chuyển nhượng tại Văn phòng công chứng X. Sau đó, người mua phát hiện sổ đỏ không tồn tại trong hệ thống đăng ký đất đai.
Cơ quan điều tra trưng cầu HS công chứng lưu trữ, gồm:
Bản sao sổ đỏ;
Phiếu yêu cầu công chứng;
Chữ ký mẫu, ảnh chụp;
Ghi chú tiếp nhận hồ sơ.
Từ hồ sơ, xác định:
Ông A là người trực tiếp nộp giấy tờ giả;
Có dấu hiệu lừa đảo chiếm đoạt tài sản.
Ông A bị khởi tố về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản và tội sử dụng tài liệu giả của cơ quan, tổ chức. Văn bản công chứng bị tuyên vô hiệu; hồ sơ lưu trữ trở thành chứng cứ then chốt.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng khi người yêu cầu công chứng sử dụng giấy tờ giả có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong:
Phát hiện và chứng minh hành vi gian dối;
Truy cứu trách nhiệm dân sự, hình sự;
Bảo vệ quyền lợi bên thứ ba ngay tình;
Phân định rõ trách nhiệm công chứng viên;
Bảo đảm tính minh bạch và an toàn pháp lý cho giao dịch.
Trong bối cảnh tội phạm về giấy tờ ngày càng tinh vi, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là “chứng cứ gốc” không thể thay thế trong hoạt động điều tra, xét xử và quản lý nhà nước về công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
