Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy bỏ là vấn đề ít được chú ý nhưng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm hoàn trả tiền đặt cọc, phạt cọc và bồi thường thiệt hại khi phát sinh tranh chấp. Dù hợp đồng đặt cọc đã bị hủy bỏ trước thời hạn, hồ sơ công chứng lưu trữ vẫn phải được bảo quản đầy đủ và có giá trị pháp lý độc lập.
Bài viết phân tích trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Lưu trữ 2011.
>>> Xem thêm: Nếu cần công chứng giấy tờ nước ngoài, phòng công chứng cũng hỗ trợ.
1. Hợp đồng đặt cọc bị hủy bỏ trước thời hạn và hệ quả pháp lý
1.1. Căn cứ pháp luật về đặt cọc và hủy bỏ hợp đồng đặt cọc
Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng đặt cọc có thể bị hủy bỏ trước thời hạn trong các trường hợp phổ biến:
Các bên thỏa thuận chấm dứt;
Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ;
Hợp đồng chính không thể giao kết do sự kiện pháp lý phát sinh.
Theo Điều 422 và Điều 427 Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng bị hủy bỏ, hợp đồng không còn hiệu lực từ thời điểm giao kết, nhưng quyền yêu cầu hoàn trả, phạt cọc, bồi thường vẫn phát sinh.
➡ Việc hợp đồng đặt cọc bị hủy không làm mất giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ hợp đồng đặt cọc.
2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng đặt cọc bị hủy
2.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy là nghĩa vụ bắt buộc
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng, bảo đảm an toàn cho hồ sơ công chứng.”
Luật không phân biệt hợp đồng còn hiệu lực hay đã bị hủy. Vì vậy, hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy trước thời hạn vẫn thuộc diện phải lưu trữ đầy đủ theo thời hạn luật định.
2.2. Hồ sơ lưu trữ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy gồm những gì?
Hồ sơ công chứng liên quan đến hợp đồng đặt cọc bị hủy thường bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng đặt cọc;
Bản chính hợp đồng đặt cọc đã công chứng;
Giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản;
Tài liệu xác minh;
Văn bản thỏa thuận hủy bỏ, thanh lý hợp đồng (nếu được công chứng);
Các tài liệu phát sinh trong quá trình công chứng.
➡ Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp về hoàn trả tiền đặt cọc, phạt cọc, bồi thường thiệt hại.
>>> Xem thêm: Mọi giao dịch đất đai sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn chọn dịch vụ làm sổ hồng đồng hành.
3. Giá trị pháp lý của hồ sơ lưu trữ công chứng khi hợp đồng đặt cọc bị hủy
3.1. Hồ sơ lưu trữ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy là nguồn chứng cứ đặc biệt
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.”
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, lưu trữ là nguồn chứng cứ.
➡ Vì vậy, hồ sơ lưu trữ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy có giá trị làm căn cứ:
Xác định nội dung thỏa thuận ban đầu;
Chứng minh thời điểm giao kết;
Làm rõ ý chí các bên;
Đối chiếu việc hủy bỏ có hợp pháp hay không.
3.2. Vai trò của hồ sơ lưu trữ khi phát sinh tranh chấp
Khi tranh chấp phát sinh, hồ sơ lưu trữ giúp Tòa án xác định:
Có hay không thỏa thuận đặt cọc;
Nội dung phạt cọc, bồi thường;
Tình trạng pháp lý của tài sản tại thời điểm đặt cọc;
Trách nhiệm vi phạm hợp đồng.
4. Trách nhiệm pháp lý nếu không lưu trữ hoặc làm mất hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014 và Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, nếu văn phòng công chứng không lưu trữ hoặc làm mất hồ sơ gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Ngoài ra, còn phát sinh:
Trách nhiệm hành chính do vi phạm quy định về lưu trữ;
Trách nhiệm kỷ luật công chứng viên;
Trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
➡ Đặc biệt, trong các tranh chấp phạt cọc, việc không còn hồ sơ lưu trữ có thể làm mất khả năng chứng minh và gây thiệt hại lớn cho các bên.
Ông A và bà B lập hợp đồng đặt cọc mua bán nhà ở tại Văn phòng công chứng X. Sau 10 ngày, hai bên thỏa thuận hủy hợp đồng đặt cọc vì bên bán không đủ điều kiện pháp lý để chuyển nhượng.
Một năm sau, ông A khởi kiện yêu cầu bà B trả lại tiền đặt cọc và bồi thường thiệt hại. Bà B cho rằng đã hoàn trả đầy đủ và không có nghĩa vụ gì thêm.
Tòa án yêu cầu Văn phòng công chứng X cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ hợp đồng đặt cọc bị hủy để xác minh:
Nội dung phạt cọc;
Thời điểm ký;
Thỏa thuận hủy bỏ.
Hồ sơ lưu trữ là căn cứ then chốt để Tòa án giải quyết tranh chấp.
6. Kết luận
Dù hợp đồng đặt cọc đã bị hủy bỏ trước thời hạn, lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc vẫn là nghĩa vụ bắt buộc và có giá trị pháp lý độc lập. Hồ sơ lưu trữ không chỉ phục vụ quản lý nhà nước mà còn là nguồn chứng cứ trọng yếu để giải quyết tranh chấp về hoàn trả tiền đặt cọc, phạt cọc và bồi thường thiệt hại.
Việc bảo quản đầy đủ hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc bị hủy là yếu tố then chốt bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự và trách nhiệm nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
