Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ nội bộ của tổ chức hành nghề công chứng, mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý đặc biệt quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi phát sinh tranh chấp. Trên thực tế, rất nhiều vụ việc dân sự, kinh doanh thương mại, thừa kế, đất đai… đã được giải quyết dựa trên việc khai thác, đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ.
Bài viết phân tích vai trò hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác định nghĩa vụ các bên, trên cơ sở Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, kèm ví dụ minh họa thực tế.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là gì? Cơ sở pháp lý điều chỉnh
1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo khoản 1 Điều 40 và Điều 62 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân;
Tài liệu chứng minh quyền, nghĩa vụ liên quan;
Văn bản công chứng đã được ký, đóng dấu;
Các giấy tờ xác minh, ghi nhận quá trình công chứng.
Hồ sơ này phải được lập, lưu trữ và bảo quản tại tổ chức hành nghề công chứng theo đúng thời hạn luật định.
1.2. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014:
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Hồ sơ công chứng lưu trữ chính là nguồn gốc hình thành văn bản công chứng, giúp làm rõ:
Ý chí thật sự của các bên;
Hoàn cảnh xác lập giao dịch;
Trình tự, thủ tục công chứng.
2. Vai trò hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác định nghĩa vụ của các bên
2.1. Xác định chính xác nội dung nghĩa vụ đã cam kết
Khi có tranh chấp, hồ sơ lưu trữ cho phép cơ quan có thẩm quyền:
Đối chiếu bản gốc văn bản công chứng;
Kiểm tra các phụ lục, tài liệu kèm theo;
Xác định rõ nghĩa vụ thanh toán, giao tài sản, bảo đảm, phạt vi phạm…
Từ đó làm rõ nghĩa vụ dân sự theo quy định tại Điều 274 Bộ luật Dân sự 2015.
2.2. Làm rõ ý chí, sự tự nguyện và năng lực chủ thể
Trong hồ sơ công chứng thường có:
Bản sao giấy tờ tùy thân;
Giấy tờ y tế (nếu công chứng ngoài trụ sở);
Ghi chú nghiệp vụ của công chứng viên.
Đây là căn cứ quan trọng để xác định:
Các bên có đủ năng lực hành vi dân sự không (Điều 20–24 BLDS 2015);
Việc xác lập giao dịch có tự nguyện, minh mẫn không.
2.3. Xác định phạm vi trách nhiệm khi có vi phạm nghĩa vụ
Phạm vi bồi thường thiệt hại theo Điều 351 và Điều 360 BLDS 2015.
>>> Xem thêm: Chỉ cần ký hồ sơ, phần còn lại đã có dịch vụ sang tên sổ đỏ xử lý nhanh chóng và đúng quy định.
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ với tư cách nguồn chứng cứ trong tố tụng
3.1. Hồ sơ công chứng là chứng cứ hợp pháp
Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ là những gì có thật được thu thập hợp pháp.
Theo Điều 95 BLTTDS 2015, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập trong phạm vi chức năng được coi là chứng cứ.
Hồ sơ công chứng lưu trữ, do tổ chức hành nghề công chứng lập và quản lý, được thừa nhận là chứng cứ hợp pháp, phục vụ việc:
Chứng minh nghĩa vụ;
Xác định lỗi;
Làm rõ bản chất giao dịch.
3.2. Trách nhiệm cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014:
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chứng và cung cấp bản sao theo yêu cầu hợp pháp.
Việc trích lục hồ sơ giúp Tòa án, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra xác định chính xác nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.
4. Vai trò phòng ngừa tranh chấp của hồ sơ công chứng lưu trữ
Hồ sơ công chứng lưu trữ còn có vai trò:
Ngăn chặn việc phủ nhận giao dịch;
Hạn chế việc giả mạo chữ ký, giấy tờ;
Làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể.
Đây là cơ sở để bảo đảm tính ổn định và an toàn pháp lý của giao dịch dân sự, phù hợp với mục tiêu của hoạt động công chứng được quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Tất cả giấy tờ cần chuẩn bị khi làm sổ đều có trong Thủ tục làm sổ đỏ.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế:
Ông A và bà B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng X. Sau khi nhận đất, bà B khởi kiện cho rằng ông A chưa bàn giao đủ hồ sơ pháp lý như thỏa thuận.
Tòa án đã trưng cầu HS công chứng lưu trữ, trong đó thể hiện rõ:
Biên bản giải thích hợp đồng;
Danh mục giấy tờ đã giao nhận;
Bản dự thảo có chỉnh sửa nghĩa vụ các bên.
Trên cơ sở hồ sơ này, Tòa án xác định ông A đã hoàn thành nghĩa vụ, bác yêu cầu khởi kiện của bà B.
6. Kết luận
Vai trò hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác định nghĩa vụ các bên không chỉ dừng lại ở giá trị quản lý nội bộ, mà là nguồn chứng cứ pháp lý then chốt, giúp:
Làm rõ ý chí và cam kết của các bên;
Xác định chính xác phạm vi nghĩa vụ và trách nhiệm;
Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, việc lập đầy đủ và lưu trữ đúng quy định hồ sơ công chứng chính là nền tảng bảo đảm an toàn pháp lý cho mọi giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
