Hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ thế nào?
Trong quá trình giải quyết tranh chấp dân sự, thương mại, đất đai hay thừa kế, hồ sơ công chứng lưu trữ thường được Tòa án yêu cầu xuất trình như một nguồn chứng cứ quan trọng. Không chỉ đơn thuần là tài liệu hành chính, hồ sơ công chứng còn phản ánh toàn bộ quá trình xác lập ý chí, năng lực hành vi và tính hợp pháp của giao dịch tại thời điểm công chứng. Vậy hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ như thế nào trước Tòa án, và được sử dụng ra sao trong thực tiễn xét xử? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này dưới góc độ pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào đáng tin cậy khi giải quyết tranh chấp tài sản vợ chồng sau ly hôn?
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là gì và vì sao có ý nghĩa trong tố tụng?
1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc tiếp nhận yêu cầu, thẩm tra, soạn thảo, ký kết và chứng nhận văn bản công chứng. Hồ sơ này được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ trong thời hạn luật định để phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết tranh chấp.
Khác với bản chính văn bản công chứng được giao cho các bên, hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn tài liệu gốc phản ánh toàn bộ quá trình công chứng, bao gồm cả những nội dung không thể hiện trực tiếp trên văn bản công chứng.
1.2. Vai trò của hồ sơ công chứng trong giải quyết tranh chấp
Khi phát sinh tranh chấp tại Tòa án, đặc biệt là tranh chấp về hiệu lực hợp đồng, di chúc, ủy quyền hoặc giao dịch nhà đất, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò:
Xác minh năng lực hành vi dân sự của người ký tại thời điểm công chứng;
Làm rõ ý chí tự nguyện của các bên;
Đối chiếu chữ ký, điểm chỉ, người làm chứng;
Kiểm tra quy trình, thủ tục công chứng có đúng luật hay không.
2. Căn cứ pháp lý xác định giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ
2.1. Giá trị chứng cứ theo Bộ luật Tố tụng dân sự
Theo “Bộ luật Tố tụng dân sự 2015”, chứng cứ là những gì có thật, được thu thập theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định sự thật khách quan của vụ án.
Hồ sơ công chứng lưu trữ, do được lập và bảo quản bởi tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật, đáp ứng đầy đủ điều kiện để được xem là chứng cứ hợp pháp trong tố tụng.
2.2. Giá trị pháp lý gắn liền với hoạt động công chứng
“Điều 5 Luật Công chứng 2014” khẳng định: “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.”
Mặc dù quy định này trực tiếp đề cập đến văn bản công chứng, nhưng trên thực tế, để đánh giá giá trị chứng cứ của văn bản đó, Tòa án thường căn cứ thêm vào hồ sơ công chứng lưu trữ nhằm kiểm tra tính hợp pháp của quá trình công chứng.
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ được Tòa án sử dụng như thế nào?
3.1. Làm rõ tính tự nguyện và năng lực hành vi
Trong các tranh chấp liên quan đến di chúc, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho tài sản, một bên thường cho rằng việc ký kết không tự nguyện hoặc người ký không đủ năng lực hành vi.
Khi đó, Tòa án có thể yêu cầu xuất trình hồ sơ công chứng lưu trữ để xem xét:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân;
Ghi nhận của công chứng viên;
Người làm chứng (nếu có).
Những tài liệu này có giá trị chứng cứ quan trọng để xác định ý chí thực sự của các bên tại thời điểm công chứng.
3.2. Đánh giá tính hợp pháp của thủ tục công chứng
Nếu có tranh chấp về việc công chứng có đúng quy định hay không, hồ sơ lưu trữ giúp Tòa án kiểm tra:
Công chứng viên có thẩm quyền hay không;
Trình tự, thủ tục công chứng có được tuân thủ đầy đủ;
Có vi phạm điều cấm của luật hay không.
Trong nhiều vụ án, chính hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để Tòa án bác bỏ hoặc chấp nhận yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu.
>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọnCông chứng di chúc thay vì viết tay đơn thuần
4. So sánh giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng và tài liệu do đương sự cung cấp
Hồ sơ công chứng lưu trữ có một số ưu thế rõ rệt so với tài liệu do đương sự tự xuất trình:
Được lập bởi chủ thể có thẩm quyền theo luật;
Có tính khách quan cao;
Được lưu trữ, quản lý theo chế độ đặc biệt;
Ít bị nghi ngờ về tính xác thực.
Do đó, trong trường hợp có mâu thuẫn giữa lời khai của đương sự và nội dung thể hiện trong hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án thường đánh giá hồ sơ công chứng có giá trị chứng cứ cao hơn.
5. Hậu quả pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị mất hoặc không cung cấp được
5.1. Ảnh hưởng đến việc chứng minh tại Tòa án
Nếu hồ sơ công chứng lưu trữ bị mất, Tòa án sẽ gặp khó khăn trong việc xác minh tính hợp pháp của văn bản công chứng. Điều này có thể:
Kéo dài thời gian giải quyết vụ án;
Làm giảm khả năng bảo vệ quyền lợi của các bên;
Phát sinh tranh chấp về trách nhiệm của văn phòng công chứng.
5.2. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
Trong trường hợp việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ gây thiệt hại cho đương sự, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu trách nhiệm theo “Luật Công chứng 2014” và “Bộ luật Dân sự 2015”, bao gồm cả trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
6. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ: Bà B khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng tặng cho nhà ở vô hiệu với lý do bị ép buộc ký kết. Trong quá trình giải quyết vụ án, Tòa án yêu cầu Văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ.
Qua hồ sơ, Tòa án xác định bà B trực tiếp nộp phiếu yêu cầu công chứng, xuất trình đầy đủ giấy tờ, ký tên trước mặt công chứng viên và không có ghi nhận nào về việc bị ép buộc. Trên cơ sở đó, Tòa án bác yêu cầu khởi kiện và công nhận hiệu lực của hợp đồng.
Hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ đặc biệt quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án. Không chỉ hỗ trợ việc đánh giá hiệu lực của văn bản công chứng, hồ sơ lưu trữ còn giúp Tòa án làm rõ ý chí, năng lực hành vi và tính hợp pháp của giao dịch. Việc bảo quản, lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng vì vậy không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là yếu tố then chốt bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
