Hồ sơ công chứng điện tử — Thay đổi quan trọng từ ngày 1/7/2025

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2025, Việt Nam triển khai quy định mới về hồ sơ công chứng điện tử, thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình hiện đại hóa ngành công chứng.

1. Hồ sơ công chứng điện tử gồm những gì?

Theo Điều 61 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, hồ sơ công chứng điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ, đảm bảo khả năng sửa lỗi kỹ thuật, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, đồng thời cung cấp bản sao văn bản và hồ sơ khi có yêu cầu của các bên liên quan.

2. Nền tảng của hồ sơ công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu

Theo Điều 51 NĐ 104/2025/NĐ-CP, mọi nền tảng công chứng điện tử phải:

Cho phép sử dụng tài khoản định danh điện tử (ít nhất mức độ 2) cho cá nhân và tổ chức.
Khi cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến, phải đảm bảo giải pháp xác thực đúng theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng chuyên xử lý hồ sơ nhà đất nhanh gọn

3. Vai trò của tổ chức hành nghề trong hồ sơ công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đầy đủ, bảo đảm tài liệu có thể tham chiếu được — theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, công chứng viên, người tham gia giao dịch hoặc người có liên quan, khi có sự đồng ý của các bên.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói cho nhà đất, căn hộ

4. Lợi ích từ quy định mới của hồ sơ công chứng điện tử

Bảo mật & minh bạch hơn: Hồ sơ lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, dễ bảo quản, truy xuất và hạn chế rủi ro mất mát.
Tiết kiệm thời gian: Người dân và công chứng viên có thể truy cập và xử lý hồ sơ điện tử nhanh chóng thông qua nền tảng trực tuyến.
Chuẩn hóa quy trình công chứng hiện đại: Tạo nền tảng cơ sở hạ tầng cho dịch vụ công chứng số hóa toàn diện, phù hợp xu hướng chuyển đổi số quốc gia.

Xem thêm: Địa chỉ văn phòng công chứng quận Hà Đông

>>> Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến phí công chứng mua bán nhà đất

5. Lưu ý khi áp dụng hồ sơ công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề cần chuẩn bị, cập nhật hệ thống công nghệ để đáp ứng quy định về định danh và lưu trữ.
Cần đảm bảo rằng hệ thống có độ bảo mật cao và có khả năng phục hồi trong trường hợp sự cố kỹ thuật phát sinh.
Người dân cần được hướng dẫn sử dụng tài khoản định danh điện tử (như VNeID, CCCD gắn chip) để sử dụng dịch vụ hiệu quả.

Kết luận

Từ 1/7/2025, quy định mới về hồ sơ công chứng điện tử sẽ tăng tính hiệu quả, minh bạch và bảo mật, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số, giúp người dân và tổ chức công chứng ứng dụng công nghệ tối đa.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Thủ tục ủy quyền làm sổ đỏ mới nhất theo quy định pháp luật 2025

Xem thêm: Mua bán nhà mặt Phố chính giá rẻ mặt tiền rộng

>>> Ủy quyền làm sổ đỏ: Quy định, thủ tục và chi phí mới nhất năm 2025

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.