Việc góp tiền tổ chức sự kiện chung giữa bạn bè, đồng nghiệp hoặc các nhóm cộng đồng ngày càng phổ biến, từ tiệc liên hoan, hội họp cho đến các sự kiện mang tính chuyên môn. Tuy nhiên, trên thực tế đã phát sinh không ít tranh chấp do thiếu thỏa thuận rõ ràng về tài chính, trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Không ít trường hợp mâu thuẫn xuất phát từ những khoản chi “không ai nhận”, tiền thừa không minh bạch hoặc người đại diện tự ý quyết định vượt quá thống nhất ban đầu. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những lưu ý quan trọng về mặt pháp lý và thực tiễn khi góp tiền tổ chức sự kiện, giúp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.
>>> Xem thêm: Khi vội vàng sang tên sổ đỏ, nên chọnvăn phòng công chứng nào để không bị chậm tiến độ?
Góp tiền tổ chức sự kiện có phải là giao dịch dân sự không?
Theo quy định của pháp luật dân sự, việc nhiều người cùng góp tiền để tổ chức một sự kiện được xem là thỏa thuận dân sự tự nguyện giữa các bên.
Khoản 1 Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Trong trường hợp này, dù không lập hợp đồng bằng văn bản, việc góp tiền tổ chức sự kiện vẫn làm phát sinh quyền và nghĩa vụ liên quan đến tài sản, chi tiêu và trách nhiệm quản lý.
Những rủi ro thường gặp khi góp tiền tổ chức sự kiện
Không thống nhất rõ mục đích sử dụng tiền góp
Một rủi ro phổ biến khi góp tiền tổ chức sự kiện là các bên chỉ thống nhất số tiền mà không xác định rõ phạm vi chi tiêu. Điều này dễ dẫn đến tranh cãi khi có các khoản phát sinh ngoài dự kiến hoặc chi cho mục đích mà một số người không đồng ý.
Không xác định người quản lý tiền góp
Nhiều nhóm giao tiền cho một người giữ nhưng không quy định rõ trách nhiệm quản lý, nghĩa vụ công khai chi tiêu hoặc thời điểm quyết toán. Khi xảy ra thiếu hụt hoặc chậm hoàn trả, rất khó xác định lỗi thuộc về ai.
Không làm rõ cách xử lý tiền dư hoặc thiếu
Việc góp tiền tổ chức sự kiện thường có khả năng phát sinh tiền dư hoặc thiếu. Nếu không thỏa thuận trước cách xử lý, mâu thuẫn rất dễ xảy ra, đặc biệt khi sự kiện kết thúc mà không có quyết toán minh bạch.
>>> Xem thêm: Các bước chuẩn bị hồ sơ khi sử dụngdịch vụ sổ đỏ sang tên nhà đất
Cần thỏa thuận những nội dung gì khi góp tiền tổ chức sự kiện?
Thống nhất mức tiền góp và thời hạn đóng góp
Các bên nên thống nhất rõ số tiền mỗi người góp, thời hạn đóng và hình thức góp (tiền mặt hay chuyển khoản). Đây là cơ sở để xác định trách nhiệm tài chính nếu có người góp thiếu hoặc không góp đúng hạn.
Khi góp tiền tổ chức sự kiện, cần chỉ định rõ người đại diện thu và quản lý tiền. Đồng thời, nên thỏa thuận nghĩa vụ báo cáo chi tiêu, cung cấp hóa đơn, chứng từ hoặc bảng kê chi phí sau khi sự kiện kết thúc.
Thỏa thuận phạm vi và nguyên tắc chi tiêu
Các bên nên thống nhất trước những khoản chi được phép, mức trần chi phí và nguyên tắc xử lý các khoản phát sinh. Việc này giúp hạn chế tình trạng chi vượt quá mong muốn chung.
Quy định cách xử lý tiền dư, tiền thiếu
Một nội dung quan trọng khi góp tiền tổ chức sự kiện là thỏa thuận rõ tiền dư sẽ được hoàn trả, chuyển sang mục đích khác hay sử dụng cho hoạt động chung tiếp theo. Tương tự, cần xác định rõ trách nhiệm bù thêm tiền nếu chi phí vượt dự toán.
Có cần lập văn bản khi góp tiền tổ chức sự kiện không?
Pháp luật không bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản đối với việc góp tiền tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trong các sự kiện có số tiền lớn hoặc nhiều người tham gia, việc lập văn bản thỏa thuận là rất cần thiết.
Văn bản có thể ở dạng đơn giản như biên bản góp tiền, thỏa thuận nhóm, hoặc trao đổi bằng văn bản điện tử có lưu trữ rõ ràng. Đây là căn cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp liên quan đến tài chính.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết vềphí công chứng vay vốn ngân hàng và thế chấp tài sản
Góp tiền tổ chức sự kiện và trách nhiệm khi xảy ra tranh chấp
Khi xảy ra tranh chấp từ việc góp tiền tổ chức sự kiện, các bên có thể ưu tiên thương lượng, hòa giải. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, bên bị thiệt hại có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết trên cơ sở thỏa thuận ban đầu và các chứng cứ liên quan đến việc góp, quản lý và sử dụng tiền.
Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, bên quản lý tiền có nghĩa vụ chứng minh việc sử dụng tiền đúng mục đích và minh bạch.
Kết luận
Việc góp tiền tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu thiếu sự thống nhất và minh bạch ngay từ đầu. Việc thỏa thuận rõ ràng về mục đích, cách quản lý, chi tiêu và quyết toán không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên tham gia. Chủ động phòng ngừa rủi ro luôn là giải pháp hiệu quả hơn so với xử lý tranh chấp sau khi sự việc đã phát sinh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
