Bản photo khi công chứng có công chứng được không?

Trong quá trình thực hiện các thủ tục công chứng, nhiều người thắc mắc: liệu có thể công chứng hợp đồng chỉ bằng bản photo giấy tờ hay không? Đây là một vấn đề rất phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt khi người dân không mang theo bản chính hoặc lo ngại việc thất lạc giấy tờ gốc. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật hiện hành liên quan đến bản photo khi công chứng, đồng thời chỉ ra những trường hợp được chấp nhận và những trường hợp bắt buộc phải xuất trình bản chính.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài?

1. Nguyên tắc chung về giấy tờ khi công chứng

Theo Luật Công chứng năm 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Để thực hiện việc này, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ trong hồ sơ công chứng.

Cụ thể, Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014 quy định:

Người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính giấy tờ để công chứng viên đối chiếu, kiểm tra.

Như vậy, về nguyên tắc, bản photo khi công chứng không thể thay thế hoàn toàn bản chính.

2. Có được công chứng hợp đồng bằng bản photo giấy tờ không?

2.1. Trường hợp không được công chứng chỉ bằng bản photo

Công chứng viên không được công chứng hợp đồng nếu:

Người yêu cầu chỉ nộp bản photo giấy tờ;
Không xuất trình bản chính để đối chiếu;
Không có căn cứ pháp lý chứng minh tính xác thực của bản photo.

Các giấy tờ thường bắt buộc phải có bản chính, bao gồm:

Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân;
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở;
Giấy đăng ký kết hôn;
Giấy khai sinh, quyết định thừa kế, di chúc…

Trong các trường hợp này, bản photo khi công chứng chỉ mang tính tham khảo, không đủ điều kiện để thực hiện công chứng hợp đồng.

>>> Xem thêm: Bán đất nhanh hơn nhờ dịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp

2.2. Trường hợp bản photo khi công chứng vẫn được sử dụng

Mặc dù không thể thay thế bản chính, nhưng bản photo khi công chứng vẫn có vai trò nhất định, cụ thể:

🔹 Bản photo để lưu hồ sơ

Sau khi đối chiếu với bản chính, công chứng viên sẽ:

Giữ lại bản photo trong hồ sơ công chứng;
Ghi nhận việc đã đối chiếu với bản chính theo đúng quy định.

Xem thêm: Hủy bỏ thỏa thuận tài sản trước hôn nhân

🔹 Bản photo kèm bản chính để đối chiếu

Người yêu cầu công chứng có thể:

Nộp bản photo;
Xuất trình bản chính để công chứng viên kiểm tra.

Đây là cách làm phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian sao chụp và thuận tiện cho cả hai bên.

3. Công chứng bản sao và công chứng hợp đồng có giống nhau không?

Nhiều người nhầm lẫn giữa:

Công chứng bản sao từ bản chính; và
Công chứng hợp đồng, giao dịch.

👉 Công chứng bản sao:

Bản photo được chứng nhận là đúng với bản chính;
Bắt buộc phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

👉 Công chứng hợp đồng:

Công chứng viên kiểm tra chủ thể, nội dung, ý chí các bên;
Giấy tờ bản chính là căn cứ pháp lý không thể thiếu.

Vì vậy, bản photo khi công chứng hợp đồng không có giá trị độc lập nếu thiếu bản chính.

4. Rủi ro khi chỉ sử dụng bản photo khi công chứng

Việc cố tình sử dụng bản photo khi công chứng mà không xuất trình bản chính có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý:

Hồ sơ bị từ chối công chứng;
Giao dịch bị chậm trễ, kéo dài;
Nguy cơ sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ không hợp pháp;
Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu nếu xảy ra tranh chấp.

Do đó, quy định yêu cầu bản chính không chỉ là thủ tục hình thức mà nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên.

>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng trọn gói, đảm bảo đúng quy định pháp luật

5. Văn phòng công chứng có quyền từ chối bản photo khi công chứng?

Câu trả lời là CÓ.

Theo Điều 7 và Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có quyền:

Từ chối công chứng nếu hồ sơ không đầy đủ;
Từ chối khi không có cơ sở xác định tính xác thực của giấy tờ.

Việc từ chối công chứng trong trường hợp chỉ có bản photo giấy tờ là hoàn toàn đúng pháp luật.

>>> Xem thêm: Thủ tục làm giấy từ chối tài sản gồm những bước nào?

Kết luận

Tóm lại, không thể công chứng hợp đồng chỉ bằng bản photo giấy tờ. Trong mọi trường hợp, người yêu cầu công chứng bắt buộc phải xuất trình bản chính để công chứng viên đối chiếu, kiểm tra. Bản photo khi công chứng chỉ có giá trị hỗ trợ và lưu hồ sơ, không có giá trị pháp lý độc lập.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Các khoản chi tiêu phát sinh khi chuyển nhà

Các bài viết liên quan:

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn thủ tục công chứng hợp đồng hợp tác kinh doanh

>>> Dịch vụ làm sổ hồng nhận làm cho đất xen kẹt, đất chưa đủ điều kiện

>>> Công chứng mua bán xe và thanh toán trả góp

>>> Công chứng mua bán nhà khi vợ chồng không cùng ký tên

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.