Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKý nháy là thao tác quen thuộc trong quá trình xử lý văn bản hành chính, hợp đồng hoặc giấy tờ nội bộ tại nhiều cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ ký nháy là gì, có bao nhiêu hình thức ký nháy và trách nhiệm pháp lý của người thực hiện ký nháy ra sao? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.
1. Ký nháy là gì?
Ký nháy, còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác nhận rằng văn bản trước khi trình ký chính thức đã được kiểm tra về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như thủ tục ban hành.
Thông thường, chữ ký nháy được đặt ở cuối dòng, cuối đoạn nội dung hoặc cuối mỗi trang văn bản. Một số trường hợp, chữ ký nháy còn được đặt tại cuối văn bản hoặc bên cạnh mục “Nơi nhận” trong văn bản hành chính để xác nhận việc rà soát trước khi phát hành.
>>> Có thể bạn quan tâm: Trường hợp nào được miễn tất cả các loại thuế phí khi làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh cho căn hộ chung cư năm 2026.
Khác với chữ ký đầy đủ thông thường, người ký nháy không cần ký đầy đủ họ tên mà chỉ ký viết tắt hoặc ký ngắn gọn tại các vị trí được yêu cầu trên văn bản.
2. Có những loại ký nháy nào? Cách sử dụng ra sao?
2.1. Ký nháy ở cuối từng trang văn bản
Đây là loại chữ ký nháy dùng để xác nhận tính liên tục, đầy đủ của văn bản. Người soạn thảo hoặc người có trách nhiệm rà soát sẽ ký tại từng trang của tài liệu do mình lập hoặc kiểm tra.
Chữ ký nháy dưới mỗi trang có ý nghĩa tương tự như dấu giáp lai, giúp đảm bảo các trang trong văn bản không bị thay đổi, tráo đổi hoặc tự ý thêm bớt nội dung.
Đối với các văn bản nhiều trang, việc ký nháy ở từng trang giúp bảo đảm tính thống nhất của tài liệu, hạn chế nguy cơ bị chỉnh sửa trái phép sau khi đã hoàn tất nội dung.
2.2. Ký nháy chốt nội dung ở cuối văn bản
Đây là chữ ký thường xuất hiện tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản và thường do người trực tiếp soạn thảo thực hiện.
Thông qua chữ ký này, người lập văn bản xác nhận đã hoàn thiện nội dung và chịu trách nhiệm về phần thông tin do mình xây dựng trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.
2.3. Ký nháy tại phần chức danh hoặc mục “Nơi nhận”
Loại ký nháy này thường do người có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản thực hiện trước khi trình lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền ký ban hành.
Mục đích của việc ký nháy ở vị trí này là để kiểm tra lỗi chính tả, thể thức trình bày, nội dung hoặc các thủ tục cần thiết trước khi văn bản được ký chính thức.
3. Giá trị pháp lý và trách nhiệm của người ký nháy
Chữ ký nháy có giá trị xác nhận rằng người ký đã kiểm tra, xem xét nội dung văn bản hoặc đã đọc đầy đủ phần nội dung tại trang có chữ ký nháy.
Người ký nháy phải chịu trách nhiệm đối với phần nội dung mình đã kiểm tra hoặc xác nhận trước khi chuyển cấp có thẩm quyền ký chính thức. Đồng thời, người này còn có trách nhiệm rà soát các nội dung liên quan đến quy định bảo vệ bí mật nhà nước để xác định việc đóng dấu mật nếu thuộc trường hợp cần thiết.
>>> Xem thêm: Công chứng văn bản thừa kế bất động sản có phải thủ tục bắt buộc không?
4. Cách ký tên, đóng dấu đúng quy định theo Nghị định 30/2020
Khác với ký nháy, chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận toàn bộ nội dung của văn bản và thường được đặt dưới chức danh hoặc thông tin của người ký. Chữ ký này phải do chính người có thẩm quyền thực hiện, ghi rõ họ tên hoặc sử dụng dấu chức danh theo quy định.
* Về cách ký tên
Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký trực tiếp trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
Việc thể hiện thẩm quyền ký được thực hiện như sau:
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức;
– Trường hợp được giao quyền của cấp trưởng thì ghi chữ viết tắt “Q.” trước chức vụ của người đứng đầu;
– Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu thì ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ của cấp trưởng;
– Trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức danh người đứng đầu;
– Trường hợp ký theo ủy quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
* Lưu ý:
– Đối với văn bản hành chính thông thường, không ghi học hàm, học vị hoặc danh hiệu trước tên người ký.
– Riêng các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang, cơ sở giáo dục, y tế hoặc nghiên cứu khoa học thì việc ghi thêm quân hàm, học hàm hoặc học vị được thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Về cách đóng dấu
– Dấu của cơ quan, tổ chức được đóng lệch về phía bên trái chữ ký và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người ký văn bản;
– Đối với dấu treo trong văn bản kèm theo hoặc phụ lục, dấu được đóng tại trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;
– Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải văn bản hoặc phụ lục, chồng lên một phần các trang giấy; mỗi dấu thường được sử dụng tối đa cho 05 trang văn bản.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có làm việc thứ 7, chủ nhật không? Thời gian làm việc và những lưu ý cần biết
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Có những loại ký nháy nào? Cách sử dụng ra sao?”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng ủy quyền mua bán nhà đất cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
>>> Khi có đồng sở hữu, công chứng mua bán nhà đất cần những điều kiện gì?
>>> Địa chỉ dịch thuật đa ngôn ngữ hiếm uy tín nhất tại Hà Nội
>>> Công chứng di chúc đối với người bị cụt tay được thực hiện thế nào?
>>> Bị lừa tiền “chạy việc” có lấy lại được không?