Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn tài liệu gốc phản ánh toàn bộ quá trình xác lập giao dịch. Việc can thiệp trái phép vào hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ xâm phạm trật tự quản lý nhà nước về công chứng, mà còn trực tiếp đe dọa an toàn pháp lý của giao dịch dân sự, kinh doanh, bất động sản. Tùy tính chất, mức độ, hành vi này có thể phát sinh trách nhiệm kỷ luật, hành chính, dân sự và hình sự.
Bài viết phân tích toàn diện trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị can thiệp trái phép, dựa trên Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Lưu trữ 2011, Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp và Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).
>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến di chúc – văn phòng công chứng đều xử lý nhanh, chuẩn.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là gì? Giá trị pháp lý cần được bảo vệ
1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 40 và Điều 62 Luật Công chứng 2014, HS công chứng bao gồm toàn bộ giấy tờ, tài liệu hình thành trong quá trình công chứng và phải được lưu trữ, bảo quản an toàn tại tổ chức hành nghề công chứng.
HS công chứng lưu trữ phản ánh:
Chủ thể giao dịch;
Nội dung, ý chí thỏa thuận;
Trình tự, thủ tục công chứng;
Trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.
1.2. Giá trị pháp lý
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Do đó, HS công chứng lưu trữ chính là căn cứ gốc để:
Đối chiếu nội dung giao dịch;
Xác định ý chí các bên;
Giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.
Việc can thiệp trái phép vào hồ sơ này có thể làm sai lệch sự thật pháp lý.
2. Can thiệp trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ là gì?
Can thiệp trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ là hành vi:
Sửa chữa, tẩy xóa, thêm bớt nội dung;
Thay thế, đánh tráo tài liệu;
Hủy hoại, làm mất, che giấu hồ sơ;
Truy cập, khai thác trái phép hệ thống lưu trữ hồ sơ công chứng.
Các hành vi này đều xâm phạm nghĩa vụ bảo quản hồ sơ theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014 và Điều 8 Luật Lưu trữ 2011 (nghiêm cấm hủy hoại, chiếm đoạt, làm sai lệch tài liệu lưu trữ).
>>> Xem thêm: Đừng để việc thiếu sót giấy tờ khiến hồ sơ bị trả lại – hãy nhờ dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói kiểm tra trước giúp bạn.
3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị can thiệp trái phép
3.1. Trách nhiệm kỷ luật và hành chính khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị can thiệp trái phép
Theo Điều 15, Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ quy tắc đạo đức, chịu trách nhiệm về hoạt động nghề nghiệp.
Hành vi can thiệp trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ có thể bị:
Khiển trách, cảnh cáo, tạm đình chỉ hành nghề, thu hồi thẻ công chứng viên;
Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, trong đó có hành vi làm mất, sửa chữa, hủy hoại hồ sơ công chứng.
Hình thức xử phạt bao gồm: phạt tiền, đình chỉ hoạt động, buộc khôi phục tình trạng ban đầu (nếu có thể).
3.2. Trách nhiệm dân sự do can thiệp trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra; công chứng viên có lỗi phải hoàn trả.
Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015:
Người nào có hành vi trái pháp luật xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Khi HS công chứng lưu trữ bị can thiệp trái phép dẫn đến:
Giao dịch bị vô hiệu;
Tranh chấp phát sinh;
Bên thứ ba bị thiệt hại,
thì chủ thể thực hiện hành vi và tổ chức quản lý hồ sơ phải liên đới bồi thường thiệt hại.
3.3. Trách nhiệm hình sự khi can thiệp trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ
Tùy hành vi, hậu quả, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về các tội:
Tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức (Điều 341 BLHS 2015);
Tội hủy hoại hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu (Điều 178 BLHS, nếu gây thiệt hại nghiêm trọng);
Tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ (Điều 356 BLHS);
Một văn phòng công chứng lưu trữ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Sau khi phát sinh tranh chấp thừa kế, người thân của bên chuyển nhượng đã lén thay thế bản sao CMND và phụ lục hợp đồng trong hồ sơ lưu trữ để hợp thức hóa chữ ký.
Khi Tòa án trưng cầu hồ sơ công chứng, kết quả giám định cho thấy tài liệu trong hồ sơ lưu trữ không trùng khớp với bản gốc ban đầu. Vụ việc được chuyển cơ quan điều tra, người thực hiện hành vi bị khởi tố về tội làm giả tài liệu của cơ quan, tổ chức; văn phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba ngay tình do không bảo quản an toàn hồ sơ.
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị can thiệp trái phép không chỉ dừng ở xử phạt hành chính mà có thể kéo theo trách nhiệm dân sự, kỷ luật nghề nghiệp và trách nhiệm hình sự nghiêm trọng.
Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, bảo đảm an toàn lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu sống còn đối với tổ chức hành nghề công chứng nhằm:
Bảo vệ an toàn pháp lý giao dịch;
Bảo vệ quyền lợi các bên;
Phòng ngừa rủi ro nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
